QUẢN LÝ LỊCH HẸN
Quản lý lịch hẹn là tính năng giúp người dùng sắp xếp, theo dõi và tối ưu hoá các cuộc hẹn một cách hiệu quả:
- Lên lịch & Nhắc nhở: Đặt lịch hẹn và gửi thông báo tự động
- Quản lý thời gian: Giúp sắp xếp công việc hợp lý, tránh trùng lặp lịch
- Đồng bộ dữ liệu: Kết nối với email, lịch làm việc để cập nhật thông tin theo thời gian thực
1. Tạo mới lịch nhắc
- Các cách tạo lịch nhắc :
| Cách tạo lịch nhắc | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tạo mới lịch nhắc tại màn Quản lý lịch hẹn |  |
Là các lịch nhắc khách hàng không liên quan đến đơn hàng (thường là do phòng Chăm sóc khách hàng tạo) |
| Tạo lịch nhắc tại Đơn hàng |  |
Các lịch nhắc được gắn vào đơn hàng Ví dụ: Nhắc lịch thanh toán, Nhắc lịch báo khách sắp khởi hành chuyến đi,... |
| Tạo lịch nhắc tại Dự án & Quản lý công việc |  |
Lịch nhắc thường do nhân viên tạo để nhắc lịch đảm bảo không bị quên công việc Ví dụ: nhắc lịch chuyển task hoàn thành báo cáo công việc,... |
1.1. Tạo mới lịch nhắc tại màn Quản lý lịch hẹn
- Truy cập : Quản lý lịch hẹn
Bước 1: Click 
-> popup Tạo lịch nhắc xuất hiện:
- Các trường điền thông tin:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tiêu đề |  |
Điền tiêu đề của lịch nhắc hẹn Ví dụ: Chăm sóc khách hàng lần 1 |
| Nội dung |  |
Điền nội dung chi tiết hơn của lịch nhắc |
| Khách hàng* |  |
- Tìm kiếm khách hàng theo tên/ SĐT đối với khách hàng đã có data trên hệ thống -Nếu khách hàng chưa có trên hệ thống -> Click vào  để thực hiện thêm mới khách hàng |
| Thời gian bắt đầu |  |
Chọn thời gian bắt đầu : thường là ngày/ giờ muốn nhắc lịch hẹn |
| Thời gian kết thúc |  |
- Thời gian kết thúc lịch nhắc : mặc định sẽ là ngày đã chọn ở trường Thời gian bắt đầu - Chọn giờ muốn nhắc lịch |
| Người phụ trách |  |
Mặc định là người tạo lịch nhắc (Có thể sửa) |
| Người theo dõi |  |
Chọn 1 hoặc nhiều người theo dõi lịch nhắc |
| Chọn thời gian nhắc hẹn |  |
Chọn thời gian nhắc lịch hẹn Ví dụ: chọn 5 phút trước -> hệ thống sẽ gửi mail thông báo nhắc lịch 5p trước khi kết thúc |
| Ghi chú |  |
Điền ghi chú thêm cho lịch nhắc |
Bước 2: Sau khi điền các trường thông tin trên -> click 
để thêm mới lịch nhắc
- Lịch nhắc sẽ hiển thị:
- Xem dạng calander:
- Xem dạng list:
- Xem dạng calander:
1.2. Tạo mới lịch nhắc tại Đơn hàng
**1.2.1. Lịch nhắc khách hàng
Bước 1 :
-
Đối với đơn FIT -> Click vào Giữ chỗ
-> Click tạp lịch nhắc :
-
Đơn hàng: GIT/ Land/ Booking/ DVL/ Visa/ Lịch điều xe -> View chi tiết 1 đơn hàng -> Click
để thực hiện tạo lịch nhắc trong đơn hàng -
Ví dụ: Đơn hàng -> GIT -> Chọn xem chi tiết 1 toure bất kì :
-> popup view chi tiết đơn hàng hiển thị:
Bước 2: Click Tạo lịch nhắc -> Popup Tạo Lịch nhắc hẹn xuất hiện:
Bước 3 : Điền các trường thông tin như tạo mới lịch nhắc hẹn tại màn Quản lý lịch nhắc
Lưu ý: trường Khách hàng hệ thống tự điền thông tin khách hàng đặt tour đó :
**1.2.2. Lịch nhắc Nhà cung cấp
Bước 1 :
- Đối với đơn FIT -> Click vào Giữ chỗ
- Đối với đơn hàng: GIT/ Land/ Booking/ DVL/ Visa/ Lịch điều xe -> View chi tiết 1 đơn hàng -> Click để thực hiện tạo lịch nhắc trong đơn hàng
- Đối với đơn FIT -> Click vào Giữ chỗ
- Ví dụ: Đơn hàng -> GIT -> Chọn xem chi tiết 1 toure bất kì :
-> popup view chi tiết đơn hàng hiển thị:
Bước 2: Tại phần chi click Nhắc thanh toán:
-> popup Lịch nhắc hẹn xuất hiện:
Bước 3 : Điền các trường thông tin như tạo mới lịch nhắc hẹn tại màn Quản lý lịch nhắc
-> Tất cả lịch nhắc tạo từ đơn hàng sẽ hiển thị tại màn Quản lý lịch hẹn
1.3. Tạo mới lịch nhắc tại Module Dự án & Quản lý công việc
Bước 1: Truy cập : Dự án & Công việc -> Chọn Quản lý công việc:
- Tại màn Danh sách quản lý công việc:
Bước 2: Chọn 
- Popup tạo mới công việc hiển thị :
-
Bước 3: Thực hiện tạo mới công việc như trong module Dự Án & Công việc
- Tại trường : Chọn thời gian nhắc hẹn -> Chọn 1 trong các lựa chọn mong muốn nhắc lịch dưới đây:
- Lưu ý:
- Lịch nhắc trong module Dự án & Công việc sẽ chỉ hiển thị tại màn list của module này, không hiển thị trong module Quản lý lịch hẹn
- Nếu chọn không nhắc lịch -> không có thông báo về email
- Nếu chọn các trường hợp còn lại : VD: nhắc lịch 5 phút trước -> Thông báo được gửi về email Trước 5p khi công việc kết thúc
- Phải bật phần nhận mail trong cấu hình:
-> bật ON:
2. Sửa lịch nhắc
- Các cách sửa lịch nhắc :
| Cách sửa lịch nhắc | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Click vào nút chức năng |  |
- Click vào nút chức năng góc phải màn Quản lý lịch hẹn - Click Sửa - |
| Sửa tại màn view chi tiểt lịch nhắc |
3. Xoá lịch nhắc
- Các cách xoá lịch nhắc:
| Cách xoá lịch nhắc | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tích vào ô |  |
|