PHIẾU CHI

Phiếu chi : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu chi phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động chi từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.

Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu chi

1. Tạo phiếu chi

• Các cách tạo phiếu chi:

Cách tạo phiếu	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tạo phiếu chi lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu)		- các phiếu chi không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng .
Tạo phiếu thu từ Đơn hàng/Booking/ Visa/ Lịch điều xe		Là các phiếu thuchi được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng.ng, Gắgắn liền với hoạt động bán hàng.

1.1. Tạo phiếu thuchi lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu thu)chi)

• Click vào icon  để mở lên bảng thông tin tạo phiếu thu:chi :

Trường thông tin	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tên phiếu thuchi		ĐĐiền tên phiếu thuchi theo tính chất của phiếu thuchi VD : Thuchi tiền cọc khách Nguyễn Văn A
Ngày thanh toán		Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thuchi		Chọn loại phiếu thuchi tương ứng VD : Thuchi tiềNCC, Chi văn đặt cọc, thu tiền hoàn ứphòng.v.v.v
Mã phiếu Thuchi		Mã tự động ( Có thể sửa)
Phương thức thanh toán		Chọn phương thức thanh toán màchi kháchcho chuyển tiền vàoNCC
Nhân viên duyệt		Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thuchi đó. Thườchi thuờng Làlà kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)ng
Người theo dõi		Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Thông tin người đóng tiềnhận: - Lý do		Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là thuchi tiền khoản gì

• Thông tin người thuchi tiền:

Trường thông tin	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tổng tiền		Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Đã thuchi		Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Số tiền thu*chi*		Điền số tiền thu vào
Đính kèm File		Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu thu để đính kèm VD : Hình ảnh chuyển tiền của khách

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

1.2. Tạo phiếu thu từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)

• Tại danh sách Đơn hàng: GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng “ Xuất phiếu thu” :
• Khi click vào nút “ Xuất phiếu thu” hệ thống sẽ hiển thị bảng Phiếu thu:

Click vào icon để mở Popup tạo phiếu thu. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu thu như sau :

Trường thông tin	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tên phiếu thu		Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa)
Ngày thanh toán		Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thu		Chọn loại phiếu thu tương ứng VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v
Mã phiếu Thu		Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan)
Phương thức thanh toán		Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào
Nhân viên duyệt		Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi		Chọn tài khoản theo dõi phiếu

• Thông tin người thu tiền:

Trường thông tin	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tổng tiền		Tổng tiền sẽ tự bắt theo tổng thu của đơn hàng
Đã thu		là số tiền đã thu (phiếu đã được duyệt) giá trị không thể sửa
Số tiền thu*		Nhập số tiền thu lần 1,2,3,...
Đính kèm File		Chọn tệp

• Thông tin người đóng tiền: hệ thống tự fill thông tin khách hàng nộp tiền (có thể chỉnh sửa):

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

• Lưu ý: Trên cùng 1 Tour tạo ra nhiều lần thu khác nhau hệ thống sẽ tự sinh Mã phiếu theo No1, No2... để phần biệt các lần đóng tiền của khách

2. Chức năng duyệt phiếu thu

• Vào màn list của phiếu Thu - Chi -> Click vào icon Cài đặt

2.1. Cấu hình người duyệt

• Tại trường Người duyệt mặc định chọn tài khoản duyệt: -> Sau khi chọn được tài khoản duyệt -> Ấn để hoàn thành

2.2. Cấu hình duyệt tư động

Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:

• Trạng thái: để bật tự động duyệt : khi có phiếu thu từ đơn hàng và tour lẻ, tài khoản được gán tại người duyệt mặc định sẽ auto duyệt phiếu
• Trạng thái để tắt tự động duyệt

-> Ấn để hoàn thành

2.3. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại kho Phiếu thu

• Các trạng thái duyệt phiếu thu:

Nút	Hình ảnh	Mô tả
Nút duyệt		Nếu thông tin phiếu thu là đúng thì ấn vào nút duyệt
Không duyệt		Nếu thông tin phiếu thu không đúng thì ấn vào nút K.duyệt
Hoàn duyệt		Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới
Xác nhận người duyệt		Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu

2.4. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại Đơn hàng

• Tại danh sách đơn hàng → Cột chức năng ấn vào icon để xổ ra chức năng Xuất phiếu thu:
• Hệ thống sẽ đề xuất 1 danh sách phiếu thu liên quan tới đơn hàng đó . Đối với các phiếu chưa hiển thị tích là các phiếu đang chờ duyệt. -> Click vào Mã phiếu thu màu xanh để hiển thị thông tin đầy đủ của Phiếu Thu và thao Duyệt/K.Duyệt

3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu thu

Click vào Mã phiếu thu “ màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh:

• Màn chi tiết phiếu thu hiển thị:

• Các trạng thái duyệt phiếu thu:

Icon	hình ảnh	Mô tả
Sửa		Click vào để sửa phiếu thu
Xoá		Click vào để xóa phiếu thu
Khoá phiếu		khoá phiếu thu -> phiếu sẽ không sửa được nữa
Xem phiếu thu		Để in nhanh Phiếu thu