Phiếu chi

Phiếu chi : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu chi phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động chi từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.

Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu chi

1. Tạo phiếu chi

• Các cách tạo phiếu chi:

Cách tạo phiếu	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tạo phiếu chi lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu)		Các phiếu chi không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng
Tạo phiếu chi từ Đơn hàng/ Booking/ Visa/ Lịch điều xe		Là các phiếu chi được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng, gắn liền với hoạt động bán hàng.

1.1. Tạo phiếu chi lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu chi)

• Click vào icon  để mở lên bảng thông tin tạo phiếu chi :

Trường thông tin	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tên phiếu chi		Điền tên phiếu chi theo tính chất của phiếu chi VD : chi tiền cọc khách Nguyễn Văn A
Ngày thanh toán		Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu chi		Chọn loại phiếu chi tương ứng VD : chi NCC, Chi văn phòng.v.v.v
Mã phiếu chi		Mã tự động ( Có thể sửa)
Phương thức thanh toán		Chọn phương thức thanh toán chi cho NCC
Nhân viên duyệt		Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. chi thuờng là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động
Người theo dõi		Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Thông tin người nhận: - Lý do		Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là chi tiền khoản gì

• Thông tin chi tiền:

Trường thông tin	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tổng tiền		Đối với Phiếu chi lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Số tiền chi*		Điền số tiền chi ra
Đính kèm File		Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu chi để đính kèm VD : Hình ảnh chuyển tiền

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click  để lưu thông tin

1.2. Tạo phiếu chi từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)

• Tại danh sách Đơn hàng:FIT/ GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng Xuất phiếu chi :
• Khi click vào nút “ Xuất phiếu chi” hệ thống sẽ hiển thị bảng Phiếu chi:

Click vào Xuất phiếu chi để mở Popup tạo phiếu chi. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu chi như sau :

Trường thông tin	Hình ảnh minh hoạ	Mô tả
Tên phiếu chi		Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa)
Ngày thanh toán		Chọn ngày chi ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu chi		Chọn loại phiếu chi tương ứng VD : chi NCC,...
Mã phiếu chi		Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan)
Phương thức thanh toán		Chọn phương thức thanh toán chi
Nhân viên duyệt		Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi		Chọn tài khoản theo dõi phiếu

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click  để lưu thông tin

•  Lưu ý: Trên cùng 1 Tour tạo ra nhiều lần chi khác nhau hệ thống sẽ tự sinh Mã phiếu theo No1, No2... để phần biệt các lần chi tiền

2. Chức năng duyệt phiếu chi

• Vào màn list của phiếu Chi -> Click vào icon Cài đặt

2.1. Cấu hình người duyệt

• Tại trường Người duyệt mặc định chọn tài khoản duyệt: -> Sau khi chọn được tài khoản duyệt -> Ấn  để hoàn thành

2.2. Cấu hình duyệt tư động

Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:

• Trạng thái:  để bật tự động duyệt : khi có phiếu chi từ đơn hàng và tour lẻ, tài khoản được gán tại người duyệt mặc định sẽ auto duyệt phiếu
• Trạng thái  để tắt tự động duyệt

-> Ấn  để hoàn thành

2.3. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại kho Phiếu chi

• Các trạng thái duyệt phiếu chi:

Nút	Hình ảnh	Mô tả
Nút duyệt		Nếu thông tin phiếu chi là đúng thì ấn vào nút duyệt
Không duyệt		Nếu thông tin phiếu chi không đúng thì ấn vào nút K.duyệt
Hoàn duyệt		Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới
Xác nhận người duyệt		Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu

2.4. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại Đơn hàng

• Tại danh sách Đơn hàng: GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng “ Xuất phiếu chi” :
• Hệ thống sẽ đề xuất 1 danh sách phiếu chi liên quan tới đơn hàng đó . Đối với các phiếu chưa hiển thị tích là các phiếu đang chờ duyệt. -> Click vào Mã phiếu chi màu xanh để hiển thị thông tin đầy đủ của Phiếu chi và thao Duyệt/K.Duyệt

3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu chi

Click vào Mã phiếu chi “màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh

• Màn chi tiết phiếu chi hiển thị:

• Các trạng thái duyệt phiếu chu:

Icon	hình ảnh	Mô tả
Sửa		Click vào để sửa phiếu chi
Xoá		Click vào để xóa phiếu chi
Khoá phiếu		khoá phiếu chi-> phiếu sẽ không sửa được nữa
Xem phiếu chi		Để in nhanh Phiếu chi

4. Các bộ lọc

Trường thông tin	Mô tả
Tìm kiếm	Có thể nhập tên, SĐT, Số chứng từ  Tìm kiếm nhanh theo tên, SĐT hoặc số chứng từ
Ngày chứng từ	Tìm kiếm nhanh theo ngày tạo phiếu chi
Ngày thanh toán	Tìm kiếm nhanh theo ngày thanh toán
Trạng thái thanh toán	Tìm kiếm nhanh theo trạng thái của phiếu chi (Tạo mới, Đặt cọc, Hoàn thành)
Trạng thái chốt	Tìm kiếm nhanh theo trạng thái chốt của phiếu chi  - Đã chốt (Phiếu chi đã khóa)  - Chưa chốt (Phiếu chi chưa chốt)
Loại phiếu chi	Tìm kiếm nhanh theo loại phiếu chi
PT thanh toán	Tìm kiếm nhanh theo phương thức thanh toán
Chi nhánh	Tìm kiếm nhanh theo chi nhánh
NV phụ trách	Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo nhân viên phụ trách
NV duyệt	Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo nhân viên duyệt
Nhóm	Tìm kiếm nhanh theo nhóm
Ngày khởi hành	Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo ngày khởi hành của tour
Ngày kết thúc	Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo ngày kết thúc của tour
Tìm kiếm theo số tiền	Tìm kiếm nhanh hóa đơn theo số tiền  - Trường hợp chỉ nhập số tiền từ: Hiển thị tất cả các hóa đơn >= số tiền từ được nhập  - Trường hợp chỉ nhập số tiền đến: Hiển thị tất cả các hóa đơn <= số tiền đến được nhập  - Trường hợp nhập cả 2 trường từ - đến: Hiển thị tất cả các hóa đơn thuộc khoảng được nhập - Trường hợp nhập từ = đén: Hiển thị tất cả các hóa đơn có giá trị đúng bằng giá trị được nhập

Trạng thái	Mô tả
Tất cả	Bộ đếm + Lọc tổng số phiếu chi (Bao gồm tất cả các trạng thái)
Chưa duyệt	Bộ đếm + Lọc tất cả các phiếu chi chưa duyệt
Đã duyệt	Bộ đếm + Lọc tất cả các phiếu chi đã duyệt
Không duyệt	Bộ đếm + Lọc tất cả các phiếu chi không duyệt
Chờ chi (7) ngày	Lọc tất cả các phiếu chi đang chờ chi 7 ngày
Chờ chi (14) ngày	Lọc tất cả các phiếu chi đang chờ chi 14 ngày
Chờ chi (30) ngày	Lọc tất cả các phiếu chi đang chờ chi 30 ngày
Quá hạn chi	Lọc tất cả các phiếu chi đã quá hạn chi