Phiếu thu Phiếu thu : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu thu phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động thu từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh. Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu thu 1. Tạo phiếu thu Các cách tạo phiếu thu: Cách tạo phiếu Hình ảnh minh hoạ Mô tả Tạo phiếu thu lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) - Là các phiếu thu không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng . - Ví dụ : Bổ sung vốn, Vốn vay ngân hàng, Góp vốn kinh doanh.v.v.v.v Tạo phiếu thu từ Đơn hàng/Booking/ Visa/ Lịch điều xe Là các phiếu thu được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng. Gắn liền với hoạt động bán hàng. 1.1. Tạo phiếu thu lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu thu) Click vào icon để mở lên bảng thông tin tạo phiếu thu: Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả Tên phiếu thu Điền tên phiếu thu theo tính chất của phiếu thu VD : Thu tiền cọc khách Nguyễn Văn A Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v Mã phiếu Thu Mã tự động ( Có thể sửa) Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động) Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu Thông tin người đóng tiền: - Lý do Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là thu tiền khoản gì Thông tin người thu tiền: Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả Tổng tiền Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền Đã thu Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền Số tiền thu* Điền số tiền thu vào Đính kèm File Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu thu để đính kèm VD : Hình ảnh chuyển tiền của khách Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin 1.2. Tạo phiếu thu từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng) Tại danh sách Đơn hàng: GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng “ Xuất phiếu thu” : Khi click vào nút “ Xuất phiếu thu” hệ thống sẽ hiển thị bảng Phiếu thu: Click vào icon để mở Popup tạo phiếu thu. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu thu như sau : Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả Tên phiếu thu Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa) Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v Mã phiếu Thu Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan) Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động) Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu Thông tin người thu tiền: Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả Tổng tiền Tổng tiền sẽ tự bắt theo tổng thu của đơn hàng Đã thu là số tiền đã thu (phiếu đã được duyệt) giá trị không thể sửa Số tiền thu* Nhập số tiền thu lần 1,2,3,... Đính kèm File Chọn tệp Thông tin người đóng tiền: hệ thống tự fill thông tin khách hàng nộp tiền (có thể chỉnh sửa): Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin Lưu ý : Trên cùng 1 Tour tạo ra nhiều lần thu khác nhau hệ thống sẽ tự sinh Mã phiếu theo No1, No2... để phần biệt các lần đóng tiền của khách 2. Chức năng duyệt phiếu thu Vào màn list của phiếu Thu - Chi -> Click vào icon Cài đặt 2.1. Cấu hình người duyệt Tại trường Người duyệt mặc định chọn tài khoản duyệt: -> Sau khi chọn được tài khoản duyệt -> Ấn để hoàn thành 2.2. Cấu hình duyệt tư động Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt : Trạng thái: để bật tự động duyệt : khi có phiếu thu từ đơn hàng và tour lẻ, tài khoản được gán tại người duyệt mặc định sẽ auto duyệt phiếu Trạng thái để tắt tự động duyệt -> Ấn để hoàn thành 2.3. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại kho Phiếu thu Các trạng thái duyệt phiếu thu: Nút Hình ảnh Mô tả Nút duyệt Nếu thông tin phiếu thu là đúng thì ấn vào nút duyệt Không duyệt Nếu thông tin phiếu thu không đúng thì ấn vào nút K.duyệt Hoàn duyệt Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới Xác nhận người duyệt Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu 2.4. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại Đơn hàng Tại danh sách đơn hàng → Cột chức năng ấn vào icon để xổ ra chức năng Xuất phiếu thu : Hệ thống sẽ đề xuất 1 danh sách phiếu thu liên quan tới đơn hàng đó . Đối với các phiếu chưa hiển thị tích là các phiếu đang chờ duyệt. -> Click vào Mã phiếu thu màu xanh để hiển thị thông tin đầy đủ của Phiếu Thu và thao Duyệt/K.Duyệt 3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu thu Click vào Mã phiếu thu “ màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh: Màn chi tiết phiếu thu hiển thị: Các trạng thái duyệt phiếu thu: Icon hình ảnh Mô tả Sửa Click vào để sửa phiếu thu Xoá Click vào để xóa phiếu thu Khoá phiếu khoá phiếu thu -> phiếu sẽ không sửa được nữa Xem phiếu thu Để in nhanh Phiếu thu 4. Bộ lọc Trường thông tin Mô tả Tìm kiếm Có thể nhập tên, SĐT, Số chứng từ Tìm kiếm nhanh theo tên, SĐT hoặc số chứng từ Tìm mã tour Tìm kiếm nhanh theo mã tour Ngày chứng từ Tìm kiếm nhanh theo ngày tạo phiếu thu Ngày chuyển Tìm kiếm nhanh theo ngày chuyển từ phiểu thu chờ sang phiếu thu Ngày thanh toán Tìm kiếm nhanh theo ngày thanh toán Trạng thái Tìm kiếm nhanh theo trạng thái của phiếu thu (Tạo mới, Đặt cọc, Hoàn thành) Trạng thái chốt Tìm kiếm nhanh theo trạng thái chốt của phiếu thu - Đã chốt (Phiếu thu đã khóa) - Chưa chốt (Phiếu thu chưa chốt) Loại phiếu thu Tìm kiếm nhanh theo loại phiếu thu PT thanh toán Tìm kiếm nhanh theo phương thức thanh toán Chi nhánh Tìm kiếm nhanh theo chi nhánh NV phụ trách Tìm kiếm nhanh phiếu thu theo nhân viên phụ trách NV duyệt Tìm kiếm nhanh phiếu thu theo nhân viên duyệt Nhóm Tìm kiếm nhanh theo nhóm Hiển thị Chọn số lượng bản ghi hiển thị trên 1 trang Ngày khởi hành Tìm kiếm nhanh phiếu thu theo ngày khởi hành của tour Ngày kết thúc Tìm kiếm nhanh phiếu thu theo ngày kết thúc của tour Tìm kiếm theo số tiền Tìm kiếm nhanh hóa đơn theo số tiền - Trường hợp chỉ nhập số tiền từ: Hiển thị tất cả các hóa đơn >= số tiền từ được nhập - Trường hợp chỉ nhập số tiền đến: Hiển thị tất cả các hóa đơn <= số tiền đến được nhập - Trường hợp nhập cả 2 trường từ - đến: Hiển thị tất cả các hóa đơn thuộc khoảng được nhập - Trường hợp nhập từ = đén: Hiển thị tất cả các hóa đơn có giá trị đúng bằng giá trị được nhập Trạng thái Mô tả Tất cả phiếu thu Bộ đếm + Lọc tổng số phiếu thu (bao gồm tất cả các trạng thái) Chưa duyệt Bộ đếm + Lọc tổng số phiếu thu chưa duyệt Đã duyệt Bộ đếm + Lọc tổng số phiếu thu đã duyệt Không duyệt Bộ đếm + Lọc tổng số phiếu thu không duyệt Tất cả PT/PTC Bộ đếm + Lọc tất cả các phiếu thu và phiếu thu chờ (ở tất cả các trạng thái)