Phiếu chi
Phiếu chi : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu chi phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động chi từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.
Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu chi
1. Tạo phiếu chi
- Các cách tạo phiếu chi:
| Cách tạo phiếu | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tạo phiếu chi lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) |  |
Các phiếu chi không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng |
| Tạo phiếu chi từ Đơn hàng/ Booking/ Visa/ Lịch điều xe |  |
Là các phiếu chi được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng, gắn liền với hoạt động bán hàng. |
1.1. Tạo phiếu chi lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu chi)
- Click vào icon
để mở lên bảng thông tin tạo phiếu chi :
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phiếu chi |  |
Điền tên phiếu chi theo tính chất của phiếu chi VD : chi tiền cọc khách Nguyễn Văn A |
| Ngày thanh toán |  |
Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) |
| Loại phiếu chi |  |
Chọn loại phiếu chi tương ứng VD : chi NCC, Chi văn phòng.v.v.v |
| Mã phiếu chi |  |
Mã tự động ( Có thể sửa) |
| Phương thức thanh toán |  |
Chọn phương thức thanh toán chi cho NCC |
| Nhân viên duyệt |  |
Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. chi thuờng là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động |
| Người theo dõi |  |
Chọn tài khoản theo dõi phiếu |
| Thông tin người nhận: - Lý do |
 |
Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là chi tiền khoản gì |
5. Duyệt phân cấp phiếu chi
5.1. Cấu hình chức vụ
Cài đặt
- Thông tin chi tiền:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tổng tiền |  |
Đối với Phiếu chi lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền |
| Số tiền chi* |  |
Điền số tiền chi ra |
| Đính kèm File |  |
Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu chi để đính kèm VD : Hình ảnh chuyển tiền |
Sau khi điền đủ các thông tin -> Click 
để lưu thông tin
1.2. Tạo phiếu chi từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)
- Tại danh sách Đơn hàng:FIT/ GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng Xuất phiếu chi
:
- Khi click vào nút “ Xuất phiếu chi” hệ thống sẽ hiển thị bảng Phiếu chi:
Click vào Xuất phiếu chi để mở Popup tạo phiếu chi. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu chi như sau :
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phiếu chi |  |
Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa) |
| Ngày thanh toán | |
Chọn ngày chi ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) |
| Loại phiếu chi |  |
Chọn loại phiếu chi tương ứng VD : chi NCC,... |
| Mã phiếu chi |  |
Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan) |
| Phương thức thanh toán | |
Chọn phương thức thanh toán chi |
| Nhân viên duyệt | |
Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động) |
| Người theo dõi | |
Chọn tài khoản theo dõi phiếu |
Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin
- Lưu ý: Trên cùng 1 Tour tạo ra nhiều lần chi khác nhau hệ thống sẽ tự sinh Mã phiếu theo No1, No2... để phần biệt các lần chi tiền
2. Chức năng duyệt phiếu chi
- Vào màn list của phiếu Chi -> Click vào icon Cài đặt
2.1. Cấu hình người duyệt
- Tại trường Người duyệt mặc định chọn tài khoản duyệt:
-> Sau khi chọn được tài khoản duyệt -> Ấn 
để hoàn thành
2.2. Cấu hình duyệt tư động
Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:
- Trạng thái:
để bật tự động duyệt : khi có phiếu chi từ đơn hàng và tour lẻ, tài khoản được gán tại người duyệt mặc định sẽ auto duyệt phiếu - Trạng thái
để tắt tự động duyệt
-> Ấn 
để hoàn thành
2.3. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại kho Phiếu chi
- Các trạng thái duyệt phiếu chi:
| Nút | Hình ảnh | Mô tả |
|---|---|---|
| Nút duyệt |  |
Nếu thông tin phiếu chi là đúng thì ấn vào nút duyệt |
| Không duyệt |  |
Nếu thông tin phiếu chi không đúng thì ấn vào nút K.duyệt |
| Hoàn duyệt |  |
Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới |
| Xác nhận người duyệt |  |
Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu |
2.4. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại Đơn hàng
- Tại danh sách Đơn hàng: GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng “ Xuất phiếu chi” :
- Hệ thống sẽ đề xuất 1 danh sách phiếu chi liên quan tới đơn hàng đó
. Đối với các phiếu chưa hiển thị tích 
là các phiếu đang chờ duyệt.
-> Click vào Mã phiếu chi màu xanh để hiển thị thông tin đầy đủ của Phiếu chi và thao Duyệt/K.Duyệt
3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu chi
Click vào Mã phiếu chi “màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh
-
Màn chi tiết phiếu chi hiển thị:
-
Các trạng thái duyệt phiếu chu:
| Icon | hình ảnh | Mô tả |
|---|---|---|
| Sửa |  |
Click vào để sửa phiếu chi |
| Xoá |  |
Click vào để xóa phiếu chi |
| Khoá phiếu |  |
khoá phiếu chi-> phiếu sẽ không sửa được nữa |
| Xem phiếu chi |  |
Để in nhanh Phiếu chi |
4. Các bộ lọc
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tìm kiếm | Có thể nhập tên, SĐT, Số chứng từ Tìm kiếm nhanh theo tên, SĐT hoặc số chứng từ |
| Ngày chứng từ | Tìm kiếm nhanh theo ngày tạo phiếu chi |
| Ngày thanh toán | Tìm kiếm nhanh theo ngày thanh toán |
| Trạng thái thanh toán | Tìm kiếm nhanh theo trạng thái của phiếu chi (Tạo mới, Đặt cọc, Hoàn thành) |
| Trạng thái chốt | Tìm kiếm nhanh theo trạng thái chốt của phiếu chi - Đã chốt (Phiếu chi đã khóa) - Chưa chốt (Phiếu chi chưa chốt) |
| Loại phiếu chi | Tìm kiếm nhanh theo loại phiếu chi |
| PT thanh toán | Tìm kiếm nhanh theo phương thức thanh toán |
| Chi nhánh | Tìm kiếm nhanh theo chi nhánh |
| NV phụ trách | Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo nhân viên phụ trách |
| NV duyệt | Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo nhân viên duyệt |
| Nhóm | Tìm kiếm nhanh theo nhóm |
| Ngày khởi hành | Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo ngày khởi hành của tour |
| Ngày kết thúc | Tìm kiếm nhanh phiếu chi theo ngày kết thúc của tour |
| Tìm kiếm theo số tiền | Tìm kiếm nhanh hóa đơn theo số tiền - Trường hợp chỉ nhập số tiền từ: Hiển thị tất cả các hóa đơn >= số tiền từ được nhập - Trường hợp chỉ nhập số tiền đến: Hiển thị tất cả các hóa đơn <= số tiền đến được nhập - Trường hợp nhập cả 2 trường từ - đến: Hiển thị tất cả các hóa đơn thuộc khoảng được nhập - Trường hợp nhập từ = đén: Hiển thị tất cả các hóa đơn có giá trị đúng bằng giá trị được nhập |
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Tất cả | Bộ đếm + Lọc tổng số phiếu chi (Bao gồm tất cả các trạng thái) |
| Chưa duyệt | Bộ đếm + Lọc tất cả các phiếu chi chưa duyệt |
| Đã duyệt | Bộ đếm + Lọc tất cả các phiếu chi đã duyệt |
| Không duyệt | Bộ đếm + Lọc tất cả các phiếu chi không duyệt |
| Chờ chi (7) ngày | Lọc tất cả các phiếu chi đang chờ chi 7 ngày |
| Chờ chi (14) ngày | Lọc tất cả các phiếu chi đang chờ chi 14 ngày |
| Chờ chi (30) ngày | Lọc tất cả các phiếu chi đang chờ chi 30 ngày |
| Quá hạn chi | Lọc tất cả các phiếu chi đã quá hạn chi |
5. Tạo luồng duyệt phân cấp
5.1. Cấu hình Chức vụ
Bước 1: Cài đặt hệ thống => Cấu hình => Chức vụ
Bước 2: Thêm mới
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin trong popup [Thêm mới chức vụ] và click button [Lưu]
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tên chức vụ | Nhập tên của chức vụ muốn cấu hình |
| Tên nhân viên | Chọn các nhân viên thuộc chức vụ đang tạo |
Lưu ý:
- Tên của các chức vụ không được đặt trùng nhau
- Các chức vụ đã được gắn vào quy trình duyệt không thể xóa
- Mỗi nhân viên chỉ được gắn vào 1 chức vụ
5.2. Cấu hình quy trình duyệt
Bước 1: Cài đặt hệ thống => Cấu hình => Quy trình duyệt
Bước 2: Thêm mới
Bước 3: Điền đầy đủ thông tin trong Phiếu quy trình duyệt và click button [Lưu]
| Trường thông tin | Mô tả |
|---|---|
| Tên quy trình | Nhập tên của quy trình muốn cấu hình |
| Danh sách người duyệt | Click button [Thêm người duyệt] để thêm các bước cho quy trình duyệt |
| Phương thức duyệt | Chọn phướng thức duyệt của quy trình |
Lưu ý:
- Tên của các quy trình không được đặt trùng nhau
- Các quy trình đã được gắn vào phiếu chi không thể xóa
- Khi thực hiển chỉnh sửa quy trình thì các phiếu chi được tạo sau thời điểm chỉnh sửa sẽ áp dụng theo quy trình mới, các phiếu chi tạo trước khi chỉnh sửa thì vẫn áp dụng theo quy trình trước đó
- Trong 1 quy trình mỗi chức vụ chỉ được sử dụng ở 1 bước
5.3 Cấu hình phiếu chi
Bước 1: Tài chính kế toán => Phiếu chi => Cấu hình
Bước 2: Bật tính năng Duyệt phân cấp => Chọn quy trình duyệt => Lưu cấu hình
Lưu ý:
- Khi OFF duyệt phân cấp ở Cấu hình trang, ẩn Chọn luồng duyệt ở màn Tạo mới phiếu chi.
- Khi ON duyệt phân cấp ở Cấu hình trang:
- Ẩn Nhân viên duyệt & hiển thị Chọn luồng duyệt ở màn Tạo mới phiếu chi.
- Ban đầu một phiếu chi bật ON người duyệt mặc định & phiếu chi đó đã có người duyệt thì khi ON duyệt phân cấp thì vẫn theo luồng duyệt của người duyệt mặc định & Chọn luồng duyệt ở màn sửa không cho phép chọn.
- Khi ON người duyệt mặc định:
- Hiển thị Nhân viên duyệt ở màn Tạo mới phiếu chi.
- Ban đầu một phiếu chi bật ON duyệt phân cấp -> phiếu chi đó đã có người duyệt thì khi ON người duyệt mặc định thì vẫn theo luồng duyệt phân cấp & Nhân viên duyệt ở màn sửa không cho phép chọn.