# Lịch điều xe
###### **1. Thêm mới**
Ấn **“Tạo lịch điều xe”** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735524407861.png) để mở bảng tạo thông tin 1 lịch điều xe mới:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-02/image-1739509043048.png)
Các trường thông tin nhập như sau :
###### **1.1. Thông tin tour:**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ |Mô tả |
|-------|-------|-------|
| Mã đơn hàng|[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-02/image-1739509096579.png)| Hệ thống tự động tạo Mã theo cấu trúc được đặt sẵn của doanh nghiệp |
| Biển số xe |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-02/image-1739509122229.png)| Hệ thống tự fill theo mã NCC
|
|Thông tin tài xế |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735524895750.png) | Hệ thống tự random mã giữ chỗ cho khách |
|Tình trạng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735524589646.png) | Chọn trạng thái đơn hàng |
|Nhóm/ Thị trường|[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010039325.png) | Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê |
|Loại hình |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-02/image-1739515529505.png) |Chọn loại hình |
###### **1.2. Thông tin Khách Hàng:**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|-------|-------|-------|
| Tìm khách hàng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010859175.png) |**- Đối với Khách hàng đã có trong kho Data**: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
**- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng** : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này|
| Nhân viên điều hành| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735012420534.png)|Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô **Nhân viên điều hành** để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng |
| File “ Chọn tệp” | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735012613149.png)|Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng |
###### **1.3. Điều hành dịch vụ:**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| Dịch vụ Sales (Dự trù tour) | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013241939.png) | Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab **Dịch vụ Sale** chỉ mang tính chất **dự kiến** và **không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng** |
| Dịch vụ điều hành | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013302476.png) | Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab **Dịch vụ Điều hành** là các dịch vụ chính thức **được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng** |
Phần dịch vụ điều hành sẽ được hiển thị ra màn view ở phần chi và xem được theo Dịch vụ, Nhà cung cấp, Ngày
View Dịch vụ
[](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-10.png)
View Nhà cung cấp
[](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-11.png)
View Ngày
[](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-12.png)
###### **1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:**
**Bước 1:** Click chuột vào [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013508877.png) để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013570923.png)
**Bước 2:** Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013735983.png)
**Bước 3:** Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ.
Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013838390.png)
**Bước 4:** Click [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013944577.png) để thêm dịch vụ
###### **1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| Tạo nhanh Nhà cung cấp | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735014969203.png) | Click vào nút **Tạo nhà cung cấp** để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp |
| Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015062781.png) | Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó |
###### **1.4. Điều khoản và lưu ý:**
Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi **tạo đơn thuế** cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì **Sales + Điều hành dịch vụ** có thể thêm nhanh tại ô **Điều khoản và lưu** ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.
Click chuột vào tab **Điều khoản & Lưu ý** -> Click vào [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015333903.png) để mở ra bảng điền thông tin:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015408492.png)
=> Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau
- Tại đây chọn **VN** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015451017.png) -> khi điền thông tin File **Xác nhận dịch vụ** sẽ hiển thị Tiếng Việt
- Chọn **EN** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015603306.png) -> khi điền thông tin File **Xác nhận dịch vụ** sẽ hiển thị Tiếng Anh
###### **2. Quản lý danh sách Tour**
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-02/image-1739515630242.png)
###### **2.1. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| Tìm kiếm | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024292468.png) | Gõ: Mã đơn hàng, Tên tour, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn |
| Tình trạng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024346452.png) | Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi |
| CTV | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024438279.png) | Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng) |
| Trạng thái hoa hồng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024559184.png) | Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales |
| Người tạo | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024449924.png) | Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà |
| Chi nhánh | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024459845.png) |Lựa chọn đơn hàng theo **Chi nhánh** , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra |
| Nhóm | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024470264.png) | Lọc đơn hàng theo nhóm |
| Trạng thái hoá đơn | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024479082.png) |Lọc các đơn hàng đã được note **Xuất hóa đơn** |
| Ngày thanh toán | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024489498.png) | Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn |
| TT thanh toán |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024498859.png) | Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết |
| Chọn phòng ban | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024511982.png) | Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống |
| NCC | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024521127.png) | Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng |
| Nguồn khách hàng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024543157.png) | Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn |
###### **2.2. Export đơn hàng**
Click vào nút [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735025675913.png) để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên
###### **2.3. Hiển thị dạng xem**
| STT | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| 1 | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735029959566.png) | - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735029826891.png) để xem lịch của các **tháng trước** hoặc **tháng tiếp theo**
+ Click vào tên [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735029923204.png) để xem chi tiết Tour
|
| 2 | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735030081659.png) | Xem đơn hàng dạng list |
###### **2.4. Hướng dẫn cài đặt chung**
- Click vào Icon [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735030216384.png) để vào bảng cài đặt chung cho danh mục **Dịch vụ lẻ**
- Mục cài đặt chung này là mục cấu hình 1 số thông tin tự động cho từng danh mục sản phẩm, loại hình sản phẩm:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-01/image-1735807979846.png)
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| Cấu trúc mã | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735525927540.png) | Sử dụng các từ khóa {keyword} để viết mã tự sinh theo form định sẵn.
VD: BK_{DD_MM_YYYY} => Mã: BK_8_6_2023
|
| Điều khoản & Lưu ý | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735030962147.png) | Nội dung được tạo ở khu vực **Điều khoản & Lưu ý** này sẽ được bắt tự động cho toàn bộ tất cả các Tour được tạo ra ở phần **Tạo mới** |
- Sau khi cài đặt xong click **Lưu cấu hình** để set cài đặt
###### **3. Sửa/ Xoá**
Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:
- **Bước 1:** Tại màn list đơn hàng Click vào tên **Mã hệ thống** -> hiển thị popup xem chi tiết đơn hàng:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-02/image-1739519906485.png)
**Bước 2:** Click nút **Sửa** để thực hiện sửa Booking (hoặc **Xoá** để thực hiện xoá Booking)
**Lưu ý**:
- Chức năng Sửa/ Xoá được set theo phân quyền
- Để xoá được Booking thì đơn đó phải: không có phát sinh phiếu thu/ chi
- Đối với booking -> phải thực hiện duyệt booking thì số liệu mới được cập nhật trong các báo cáo tại Module **Báo cáo hệ thống**
**Bước 3**: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click **Cập nhật** để lưu lại chỉnh sửa:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735110782035.png)
###### **4. Các nút chức năng màn xem chi tiết**
Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên **Mã hệ thống** :
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2025-02/image-1739519686203.png)
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|----------|----------|----------|
| Xác nhận dịch vụ | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289155682.png) | Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt |
| Hợp đồng dịch vụ |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289234014.png) |- Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt |
| Yêu cầu hoá đơn |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289245988.png) [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735534458636.png) |- Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh |
| Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT)|[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289256368.png) | Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng |
| Gửi email đơn hàng |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289266631.png) | Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng |
| Tạo lịch nhắc |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289277180.png) |- Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email ) |
| Export phiếu điều hành dịch vụ |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289290980.png) | Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng |
| Export Chiết tính tour |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289297449.png) | |
| Xuất phiếu chi| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289349437.png) |Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán) |
| Xuất phiếu thu |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289303318.png) |Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán) |
| Gửi email NCC | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289343430.png) | Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC |
**Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735290622860.png) ở màn list đơn hàng: [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735534592868.png)
###### **5. Chức năng**
###### **5.1. Gửi email điều hành tour** [](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-2.png)
B1: Chọn tour muốn gửi email điều hành
B2: Click [Chức năng] [](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-3.png)
B3: Click [Gửi email điều hành tour] [](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-2.png)
Sau khi click [Gửi email điều hành tour] [](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-2.png) hệ thống sẽ hiển thị form [Gửi email] như màn hình dưới:
[](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-5.png)
|Trường thông tin| Mô tả|
|-----------------|---------------|
|Chọn tài khoản gửi đi|Hiển thị các địa chỉ email đã được cài đặt trong phần Gửi email công việc
Quản lý hệ thống => Cấu hình => Email công việc|
|Mail nhận |Địa chỉ email của nhân viên duyệt (Được bắt tự động nếu nhân viên duyệt được chọn có email).
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên số 1 vào trường này|
|Tên người nhận|Tên của nhân viên duyệt (Được bắt tự động)
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill tên của nhân viên số 1 vào trường này
|CC|Trong trường hợp có nhiều nhân viên duyệt được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên từ số 2 trở đi vào trường này (nếu nhân viên đấy có email)
|BCC| Hiện tại chưa sử dụng trường này
|Tiêu đề mail|Lấy theo format:
[](https://docs.tourkit.vn/uploads/images/gallery/2025-08/screenshot-6.png)
|Nội dung email| Hiển thị các nội theo format [Gửi email](https://prnt.sc/R2VbmHcgs-Gp)
|File đính kèm| Hiện tại chưa áp dụng tính năng này|
B4: Click button [Gửi email] hệ thống sẽ gửi mail đến nhân viên duyệt được chọn hoặc [Close] để đóng, không gửi nữa.