KẾ TOÁN
Phiếu thu
Phiếu thu : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu thu phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động thu từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.
Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu thu
1. Tạo phiếu thu
- Các cách tạo phiếu thu:
| Cách tạo phiếu | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tạo phiếu thu lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) |  |
- Là các phiếu thu không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng . - Ví dụ : Bổ sung vốn, Vốn vay ngân hàng, Góp vốn kinh doanh.v.v.v.v |
| Tạo phiếu thu từ Đơn hàng/Booking/ Visa/ Lịch điều xe |  |
Là các phiếu thu được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng. Gắn liền với hoạt động bán hàng. |
1.1. Tạo phiếu thu lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu thu)
- Click vào icon
để mở lên bảng thông tin tạo phiếu thu:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phiếu thu |  |
Điền tên phiếu thu theo tính chất của phiếu thu VD : Thu tiền cọc khách Nguyễn Văn A |
| Ngày thanh toán |  |
Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) |
| Loại phiếu thu |  |
Chọn loại phiếu thu tương ứng VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v |
| Mã phiếu Thu |  |
Mã tự động ( Có thể sửa) |
| Phương thức thanh toán |  |
Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào |
| Nhân viên duyệt |  |
Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động) |
| Người theo dõi |  |
Chọn tài khoản theo dõi phiếu |
| Thông tin người đóng tiền: - Lý do |
 |
Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là thu tiền khoản gì |
- Thông tin người thu tiền:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tổng tiền |  |
Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền |
| Đã thu |  |
Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền |
| Số tiền thu* |  |
Điền số tiền thu vào |
| Đính kèm File |  |
Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu thu để đính kèm VD : Hình ảnh chuyển tiền của khách |
Sau khi điền đủ các thông tin -> Click 
để lưu thông tin
1.2. Tạo phiếu thu từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)
- Tại danh sách Đơn hàng: GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon
để xổ ra chức năng “ Xuất phiếu thu” 
:
- Khi click vào nút “ Xuất phiếu thu” hệ thống sẽ hiển thị bảng Phiếu thu:
Click vào icon 
để mở Popup tạo phiếu thu. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu thu như sau :
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phiếu thu |  |
Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa) |
| Ngày thanh toán | |
Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) |
| Loại phiếu thu | |
Chọn loại phiếu thu tương ứng VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v |
| Mã phiếu Thu |  |
Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan) |
| Phương thức thanh toán | |
Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào |
| Nhân viên duyệt | |
Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động) |
| Người theo dõi | |
Chọn tài khoản theo dõi phiếu |
- Thông tin người thu tiền:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tổng tiền |  |
Tổng tiền sẽ tự bắt theo tổng thu của đơn hàng |
| Đã thu |  |
là số tiền đã thu (phiếu đã được duyệt) giá trị không thể sửa |
| Số tiền thu* | |
Nhập số tiền thu lần 1,2,3,... |
| Đính kèm File | |
Chọn tệp |
-
Thông tin người đóng tiền: hệ thống tự fill thông tin khách hàng nộp tiền (có thể chỉnh sửa):
Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin
- Lưu ý: Trên cùng 1 Tour tạo ra nhiều lần thu khác nhau hệ thống sẽ tự sinh Mã phiếu theo No1, No2... để phần biệt các lần đóng tiền của khách
2. Chức năng duyệt phiếu thu
- Vào màn list của phiếu Thu - Chi -> Click vào icon Cài đặt
2.1. Cấu hình người duyệt
- Tại trường Người duyệt mặc định chọn tài khoản duyệt:
-> Sau khi chọn được tài khoản duyệt -> Ấn 
để hoàn thành
2.2. Cấu hình duyệt tư động
Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:
- Trạng thái:
để bật tự động duyệt : khi có phiếu thu từ đơn hàng và tour lẻ, tài khoản được gán tại người duyệt mặc định sẽ auto duyệt phiếu - Trạng thái
để tắt tự động duyệt
-> Ấn 
để hoàn thành
2.3. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại kho Phiếu thu
- Các trạng thái duyệt phiếu thu:
| Nút | Hình ảnh | Mô tả |
|---|---|---|
| Nút duyệt |  |
Nếu thông tin phiếu thu là đúng thì ấn vào nút duyệt |
| Không duyệt |  |
Nếu thông tin phiếu thu không đúng thì ấn vào nút K.duyệt |
| Hoàn duyệt |  |
Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới |
| Xác nhận người duyệt |  |
Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu |
2.4. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại Đơn hàng
- Tại danh sách đơn hàng → Cột chức năng ấn vào icon
để xổ ra chức năng Xuất phiếu thu:
- Hệ thống sẽ đề xuất 1 danh sách phiếu thu liên quan tới đơn hàng đó
. Đối với các phiếu chưa hiển thị tích 
là các phiếu đang chờ duyệt.
-> Click vào Mã phiếu thu màu xanh để hiển thị thông tin đầy đủ của Phiếu Thu và thao Duyệt/K.Duyệt
3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu thu
Click vào Mã phiếu thu “ màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh:
-
Màn chi tiết phiếu thu hiển thị:
-
Các trạng thái duyệt phiếu thu:
| Icon | hình ảnh | Mô tả |
|---|---|---|
| Sửa |  |
Click vào để sửa phiếu thu |
| Xoá |  |
Click vào để xóa phiếu thu |
| Khoá phiếu |  |
khoá phiếu thu -> phiếu sẽ không sửa được nữa |
| Xem phiếu thu |  |
Để in nhanh Phiếu thu |
Phiếu chi
Phiếu chi : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu chi phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động chi từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.
Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu chi
1. Tạo phiếu chi
- Các cách tạo phiếu chi:
| Cách tạo phiếu | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tạo phiếu chi lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) |  |
Các phiếu chi không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng |
| Tạo phiếu chi từ Đơn hàng/ Booking/ Visa/ Lịch điều xe | |
Là các phiếu chi được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng, gắn liền với hoạt động bán hàng. |
1.1. Tạo phiếu chi lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu chi)
- Click vào icon
để mở lên bảng thông tin tạo phiếu chi :
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phiếu chi |  |
Điền tên phiếu chi theo tính chất của phiếu chi VD : chi tiền cọc khách Nguyễn Văn A |
| Ngày thanh toán | |
Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) |
| Loại phiếu chi |  |
Chọn loại phiếu chi tương ứng VD : chi NCC, Chi văn phòng.v.v.v |
| Mã phiếu chi |  |
Mã tự động ( Có thể sửa) |
| Phương thức thanh toán | |
Chọn phương thức thanh toán chi cho NCC |
| Nhân viên duyệt | |
Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. chi thuờng là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động |
| Người theo dõi | |
Chọn tài khoản theo dõi phiếu |
| Thông tin người nhận: - Lý do |
 |
Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là chi tiền khoản gì |
- Thông tin chi tiền:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tổng tiền |  |
Đối với Phiếu chi lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền |
| Số tiền chi* |  |
Điền số tiền chi ra |
| Đính kèm File | |
Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu chi để đính kèm VD : Hình ảnh chuyển tiền |
Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin
1.2. Tạo phiếu chi từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)
- Tại danh sách Đơn hàng:FIT/ GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng Xuất phiếu chi
:
- Khi click vào nút “ Xuất phiếu chi” hệ thống sẽ hiển thị bảng Phiếu chi:
Click vào Xuất phiếu chi để mở Popup tạo phiếu chi. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu chi như sau :
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phiếu chi |  |
Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa) |
| Ngày thanh toán | |
Chọn ngày chi ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) |
| Loại phiếu chi |  |
Chọn loại phiếu chi tương ứng VD : chi NCC,... |
| Mã phiếu chi |  |
Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan) |
| Phương thức thanh toán | |
Chọn phương thức thanh toán chi |
| Nhân viên duyệt | |
Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động) |
| Người theo dõi | |
Chọn tài khoản theo dõi phiếu |
Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin
- Lưu ý: Trên cùng 1 Tour tạo ra nhiều lần chi khác nhau hệ thống sẽ tự sinh Mã phiếu theo No1, No2... để phần biệt các lần chi tiền
2. Chức năng duyệt phiếu chi
- Vào màn list của phiếu Chi -> Click vào icon Cài đặt
2.1. Cấu hình người duyệt
- Tại trường Người duyệt mặc định chọn tài khoản duyệt:
-> Sau khi chọn được tài khoản duyệt -> Ấn để hoàn thành
2.2. Cấu hình duyệt tư động
Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:
- Trạng thái: để bật tự động duyệt : khi có phiếu chi từ đơn hàng và tour lẻ, tài khoản được gán tại người duyệt mặc định sẽ auto duyệt phiếu
- Trạng thái để tắt tự động duyệt
-> Ấn để hoàn thành
2.3. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại kho Phiếu chi
- Các trạng thái duyệt phiếu chi:
| Nút | Hình ảnh | Mô tả |
|---|---|---|
| Nút duyệt | |
Nếu thông tin phiếu chi là đúng thì ấn vào nút duyệt |
| Không duyệt | |
Nếu thông tin phiếu chi không đúng thì ấn vào nút K.duyệt |
| Hoàn duyệt | |
Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới |
| Xác nhận người duyệt | |
Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu |
2.4. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại Đơn hàng
- Tại danh sách Đơn hàng: GIT/ Landtour/ Dịch vụ lẻ/ Visa/ Lịch điều xe -> Cột chức năng click icon để xổ ra chức năng “ Xuất phiếu chi” :
- Hệ thống sẽ đề xuất 1 danh sách phiếu chi liên quan tới đơn hàng đó . Đối với các phiếu chưa hiển thị tích là các phiếu đang chờ duyệt.
-> Click vào Mã phiếu chi màu xanh để hiển thị thông tin đầy đủ của Phiếu chi và thao Duyệt/K.Duyệt
3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu chi
Click vào Mã phiếu chi “màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh
-
Màn chi tiết phiếu chi hiển thị:
-
Các trạng thái duyệt phiếu chu:
| Icon | hình ảnh | Mô tả |
|---|---|---|
| Sửa | |
Click vào để sửa phiếu chi |
| Xoá | |
Click vào để xóa phiếu chi |
| Khoá phiếu | |
khoá phiếu chi-> phiếu sẽ không sửa được nữa |
| Xem phiếu chi |  |
Để in nhanh Phiếu chi |
Phiếu thu chờ
Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu thu chờ
1. Tạo phiếu thu chờ
-
Tại màn phiếu thu chờ:
-
Click vào icon
để mở lên bảng thông tin tạo phiếu thu:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tên phiếu thu | |
Điền tên phiếu thu theo tính chất của phiếu thu VD : Thu tiền cọc khách Nguyễn Văn A |
| Ngày thanh toán | |
Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai) |
| Loại phiếu thu | |
Chọn loại phiếu thu tương ứng VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v |
| Mã phiếu Thu | |
Mã tự động ( Có thể sửa) |
| Phương thức thanh toán | |
Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào |
| Nhân viên duyệt | |
Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động) |
| Người theo dõi | |
Chọn tài khoản theo dõi phiếu |
| Thông tin người đóng tiền: - Lý do |
|
Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là thu tiền khoản gì |
- Thông tin người thu tiền:
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|
| Tổng tiền | |
Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền |
| Đã thu | |
Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền |
| Số tiền thu* | |
Điền số tiền thu vào |
| Đính kèm File | |
Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu thu để đính kèm VD : Hình ảnh chuyển tiền của khách |
- Sau khi điền đủ các thông tin -> Click
để lưu thông tin
2.2. Cấu hình duyệt tư động
Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:
- Trạng thái: để bật tự động duyệt : khi có phiếu thu chờ -> Tài khoản nào nhận phiếu -> phiếu sẽ auto được duyệt
- Trạng thái để tắt tự động duyệt
-> Ấn để hoàn thành
2.3. Quản lý danh sách phiếu Thu chờ
2.3.1. Nhận phiếu Thu chờ trên danh sách phiếu Thu chờ
-
Tại danh sách quản lý Phiếu thu chờ -> Click Nhận
-
Hệ thống hiển thị popup thông báo: chuyển phiếu thu chờ về phiếu thu lẻ :
-
Click Có để chuyển về phiếu thu lẻ ( phiếu thu chờ nhận sẽ hiển thị ở module Phiếu thu)
-
Click Không để huỷ thao tác
2.3.2. Phiếu thu chờ từ chuyển khoản vãng lai
- Mỗi hành động chuyển khoản vãng lai (không qua QR code) vào tài khoản Doanh nghiệp (đã set trong cấu hình) sẽ là 1 phiếu thu chờ (Liên quan đến tính năng Chuyển khoản tự động)
Hoàn tiền Khách Hàng
1. Hiển thị chức năng hoàn tiền Khách Hàng trên đơn
- Thực hiện phân quyền :
Bước 1: Tại thanh Mennu => Chọn Quản lý hệ thống => chọn cấu hình => Phân quyền chức vụ phòng ban:
Bước 2: Vào phòng ban muốn phân quyền:
Bước 3: Tại các mục phân quyền đơn hàng tích chọn quyền "Hoàn tiền khách hàng" + phân quyền xem "Giá Bán" (1):
Bước 4: Click Lưu
=> Khi thực hiện phân quyền xong => Vào đơn hàng: GIT/Land/Booking/ DVL/ Visa/ Lịch điều xe/ VMB đoàn => Click view chi tiết 1 đơn hàng => Nút hoàn tiền sẽ hiển thị như ảnh:
2. Hoàn tiền Khách hàng
2.1. Tạo phiếu hoàn tiền KH
Bước 1: Vào đơn hàng: GIT/Land/Booking/ DVL/ Visa/ Lịch điều xe/ VMB đoàn => Click view chi tiết 1 đơn hàng => Nút hoàn tiền sẽ hiển thị như ảnh:
Bước 2: Click Hoàn tiền KH (1) => popup Danh sách hoàn tiền xuất hiện
Bước 3: Click vào Xuất phiếu chi (2) => Popup Xuất phiếu chi xuất hiện:
Bước 4: Nhập số tiền hoàn vào ô Số tiền chi(3) => Lưu: Phiếu chi sẽ hiển thị như hình:
Bước 5: khi phiếu chi được duyệt:
- Các trường dữ liệu :
| STT | Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---|---|---|---|
| 2 | Đã thanh toán |  |
thực thu (phiếu thu đã duyệt) |
| 3 | Hoàn tiền |  |
Phiếu chi hoàn tiền (đã duyệt) |
| A4 | Còn lại |  |
= Tổng (đã trừ hoàn tiền = 19,000,000) - Đã thanh toán (10,000,000) |
2.2. Sửa/ Xoá phiếu hoàn tiền
Bước 1: Click vào đơn hàng có phiếu hoàn tiền => Click vào phiếu hoàn tiền :
Bước 2: Click vào nút Sửa/ Xoá phiếu để thực hiện Sửa/ Xoá hoàn tiền:
- Lưu ý: Phiếu chỉ được xoá thành công khi chưa có tài khoản nào duyệt
3. Thay đổi số liệu ở màn view đơn hàng
- Đối với đơn hàng có phiếu hoàn tiền đã duyệt, tại màn list tour :
- Tổng tiền = Tổng - hoàn tiền
- Còn thiếu = Tổng tiền - thực thu
Các phiếu hoàn tiền sẽ hiển thị ở màn Kế toán => phiếu chi