KẾ TOÁN


Phiếu thu

Phiếu thu : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu thu phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động thu từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.

Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu thu

1. Tạo phiếu thu
Cách tạo phiếu Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo phiếu thu lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) - Là các phiếu thu không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng .
- Ví dụ : Bổ sung vốn, Vốn vay ngân hàng, Góp vốn kinh doanh.v.v.v.v
Tạo phiếu thu từ Đơn hàng/Booking/ Visa/ Lịch điều xe Là các phiếu thu được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng. Gắn liền với hoạt động bán hàng.
1.1. Tạo phiếu thu lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu thu)
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu thu Điền tên phiếu thu theo tính chất của phiếu thu
VD : Thu tiền cọc khách Nguyễn Văn A
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng
VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v
Mã phiếu Thu Mã tự động ( Có thể sửa)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Thông tin người đóng tiền:
- Lý do
Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là thu tiền khoản gì
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Đã thu Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Số tiền thu* Điền số tiền thu vào
Đính kèm File Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu thu để đính kèm
VD : Hình ảnh chuyển tiền của khách

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

1.2. Tạo phiếu thu từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)

Click vào icon để mở Popup tạo phiếu thu. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu thu như sau :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu thu Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa)
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng
VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v
Mã phiếu Thu Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Tổng tiền sẽ tự bắt theo tổng thu của đơn hàng
Đã thu là số tiền đã thu (phiếu đã được duyệt) giá trị không thể sửa
Số tiền thu* Nhập số tiền thu lần 1,2,3,...
Đính kèm File Chọn tệp

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

2. Chức năng duyệt phiếu thu
2.1. Cấu hình người duyệt
2.2. Cấu hình duyệt tư động

Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:

-> Ấn để hoàn thành

2.3. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại kho Phiếu thu
Nút Hình ảnh Mô tả
Nút duyệt Nếu thông tin phiếu thu là đúng thì ấn vào nút duyệt
Không duyệt Nếu thông tin phiếu thu không đúng thì ấn vào nút K.duyệt
Hoàn duyệt Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới
Xác nhận người duyệt Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu
2.4. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại Đơn hàng
3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu thu

Click vào Mã phiếu thu “ màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh:

Icon hình ảnh Mô tả
Sửa Click vào để sửa phiếu thu
Xoá Click vào để xóa phiếu thu
Khoá phiếu khoá phiếu thu -> phiếu sẽ không sửa được nữa
Xem phiếu thu Để in nhanh Phiếu thu

Phiếu chi

Phiếu chi : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu chi phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động chi từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.

Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu chi

1. Tạo phiếu chi
Cách tạo phiếu Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo phiếu chi lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) Các phiếu chi không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng
Tạo phiếu chi từ Đơn hàng/ Booking/ Visa/ Lịch điều xe Là các phiếu chi được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng, gắn liền với hoạt động bán hàng.
1.1. Tạo phiếu chi lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu chi)
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu chi Điền tên phiếu chi theo tính chất của phiếu chi
VD : chi tiền cọc khách Nguyễn Văn A
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu chi Chọn loại phiếu chi tương ứng
VD : chi NCC, Chi văn phòng.v.v.v
Mã phiếu chi Mã tự động ( Có thể sửa)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán chi cho NCC
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. chi thuờng là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Thông tin người nhận:
- Lý do
Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là chi tiền khoản gì
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Đối với Phiếu chi lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Số tiền chi* Điền số tiền chi ra
Đính kèm File Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu chi để đính kèm
VD : Hình ảnh chuyển tiền

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

1.2. Tạo phiếu chi từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)

Click vào Xuất phiếu chi để mở Popup tạo phiếu chi. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu chi như sau :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu chi Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa)
Ngày thanh toán Chọn ngày chi ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu chi Chọn loại phiếu chi tương ứng
VD : chi NCC,...
Mã phiếu chi Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán chi
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

2. Chức năng duyệt phiếu chi
2.1. Cấu hình người duyệt
2.2. Cấu hình duyệt tư động

Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:

-> Ấn để hoàn thành

2.3. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại kho Phiếu chi
Nút Hình ảnh Mô tả
Nút duyệt Nếu thông tin phiếu chi là đúng thì ấn vào nút duyệt
Không duyệt Nếu thông tin phiếu chi không đúng thì ấn vào nút K.duyệt
Hoàn duyệt Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới
Xác nhận người duyệt Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu
2.4. Duyệt phiếu chi trên danh sách phiếu chi tại Đơn hàng
3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu chi

Click vào Mã phiếu chi “màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh

Icon hình ảnh Mô tả
Sửa Click vào để sửa phiếu chi
Xoá Click vào để xóa phiếu chi
Khoá phiếu khoá phiếu chi-> phiếu sẽ không sửa được nữa
Xem phiếu chi Để in nhanh Phiếu chi

Phiếu thu chờ

Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu thu chờ

1. Tạo phiếu thu chờ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu thu Điền tên phiếu thu theo tính chất của phiếu thu
VD : Thu tiền cọc khách Nguyễn Văn A
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng
VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v
Mã phiếu Thu Mã tự động ( Có thể sửa)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Thông tin người đóng tiền:
- Lý do
Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là thu tiền khoản gì
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Đã thu Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Số tiền thu* Điền số tiền thu vào
Đính kèm File Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu thu để đính kèm
VD : Hình ảnh chuyển tiền của khách
2.2. Cấu hình duyệt tư động

Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:

-> Ấn để hoàn thành

2.3. Quản lý danh sách phiếu Thu chờ
2.3.1. Nhận phiếu Thu chờ trên danh sách phiếu Thu chờ
2.3.2. Phiếu thu chờ từ chuyển khoản vãng lai

Hoàn tiền Khách Hàng

1. Hiển thị chức năng hoàn tiền Khách Hàng trên đơn
2. Hoàn tiền Khách hàng
2.1. Tạo phiếu hoàn tiền KH

Bước 1: Vào đơn hàng: GIT/Land/Booking/ DVL/ Visa/ Lịch điều xe/ VMB đoàn => Click view chi tiết 1 đơn hàng => Nút hoàn tiền sẽ hiển thị như ảnh: Bước 2: Click Hoàn tiền KH (1) => popup Danh sách hoàn tiền xuất hiện Bước 3: Click vào Xuất phiếu chi (2) => Popup Xuất phiếu chi xuất hiện: Bước 4: Nhập số tiền hoàn vào ô Số tiền chi(3) => Lưu: Phiếu chi sẽ hiển thị như hình: Bước 5: khi phiếu chi được duyệt:

STT Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
2 Đã thanh toán thực thu (phiếu thu đã duyệt)
3 Hoàn tiền Phiếu chi hoàn tiền (đã duyệt)
A4 Còn lại = Tổng (đã trừ hoàn tiền = 19,000,000) - Đã thanh toán (10,000,000)
2.2. Sửa/ Xoá phiếu hoàn tiền

Bước 1: Click vào đơn hàng có phiếu hoàn tiền => Click vào phiếu hoàn tiền : Bước 2: Click vào nút Sửa/ Xoá phiếu để thực hiện Sửa/ Xoá hoàn tiền:

3. Thay đổi số liệu ở màn view đơn hàng

Các phiếu hoàn tiền sẽ hiển thị ở màn Kế toán => phiếu chi