ĐƠN HÀNG


Tour FIT

1. Màn hình tổng quan

Tổng số tour FIT

Tổng số tour ở trạng đang chạy

Tổng số tour ở trạng sắp chạy

Tổng số tour ở trạng hoàn thành

Tổng số tour ở trạng hủy

2. Các bộ lọc

Trường thông tin Mô tả
Mã, Tên tour Tìm kiếm nhanh theo tên tour, mã tour.
Ngày khởi hành Tìm kiếm nhanh theo ngày khởi hành.
Ngày kết thúc Tìm kiếm nhanh theo ngày kết thúc.
Ngày tạo Tìm kiếm nhanh theo ngày tạo tour.
Tình trạng Tìm kiếm nhanh theo tên tình trạng tour.
TT thanh toán Tìm kiếm nhanh theo tình trạng thanh toán tour.
Sắp xếp Tìm kiếm và sắp xếp theo ngày đóng chỗ, ngày khởi hành, giá tăng, giá giảm dần.
NVDH, Duyệt Tìm kiếm nhanh theo NVDH (Nhân viên điều hành), người duyệt.
Người tạo Tìm kiếm nhanh theo người tạo tour.
Loại hình Tìm kiếm nhanh theo loại hình tour.
NCC Tìm kiếm nhanh theo các nhà cung cấp (NCC).

Trường thông tin Mô tả
Bộ lọc theo thị trường Cho phép người dùng lọc theo các thị trường cụ thể.

Trạng thái Mô tả
Tất cả Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT (bao gồm tất cả các trạng thái).
Sắp chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "sắp chạy".
Đang chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "đang chạy".
Hoàn thành Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "hoàn thành".
Hủy Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "hủy".
Còn chỗ Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT còn chỗ.
Hết chỗ Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT hết chỗ.
Chưa chi hết Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT chưa chi hết.
Chưa thu hết Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT chưa thu hết.
3. Tạo Tour

Bước 1: Click [Tạo tour]

Bước 2: Nhập đầy đủ thông số các mục : 3.1, 3.2, 3.3

Bước 3: Click [Lưu]

3.1. Thông tin tour
Trường thông tin Mô tả
Mã tour Tự gen từ hệ thống hoặc người dùng có thể tự nhập tay.
Tên tour Bắt buộc nhập, không được bỏ trống và không giới hạn ký tự.
Hành trình bay Không bắt buộc, không giới hạn ký tự.
Nhóm Hệ thống mặc định "Khác", người dùng có thể chọn nhóm.
Khởi hành, Ngày về Bắt buộc chọn.
Loại hình Hệ thống mặc định "Khác", người dùng có thể tự chọn loại hình.
Tỷ giá Hệ thống mặc định VND, người dùng có thể chọn tỷ giá.
Nhân viên điều hành Có thể để trống hoặc người dùng có thể chọn nhiều nhân viên điều hành.
3.2. Thời gian nhận chỗ
Trường thông tin Mô tả
Số chỗ nhận Bắt buộc và số chỗ nhận >= 1.
Giá tour Bắt buộc và giá tour >= 0.
Giảm giá Có thể bỏ trống.
Giá NL Giá Tour - Giảm giá, Giá NL có thể nhập.
Giá trẻ em, trẻ nhỏ Tính theo số % của giá NL.
Thời gian giữ chỗ Người dùng set thời gian giữ chỗ, sau đó nhóm khách không xác nhận sẽ bị xóa khỏi tour.
Thời gian nhận chỗ, Thời gian đóng chỗ Người dùng có thể chọn ngày nhận chỗ và ngày đóng chỗ, khi hết thời gian nhận chỗ hệ thống sẽ không cho phép người dùng thêm nhóm khách.
Trạng thái Bắt buộc chọn.
Phương tiện Bắt buộc chọn.
Hành trình đi, hành trình về Có thể chọn.
Điểm đón, điểm trả Bắt buộc chọn.
Hạn visa Có thể bỏ trống.
3.3. Dự toán dịch vụ

Dự toán dịch vụ có thể coppy từ các tour FIT khác

Bước 1: Click dấu + vàng

Bước 2: Chọn NCC

Bước 3: Chọn dịch vụ con

4. Tạo tour hàng loạt

Trường thông tin Mô tả
Sản phẩm mẫu Bắt buộc chọn 1 sản phẩm mẫu từ các tour đã có sẵn.
Coppy dự toán Bắt buộc chọn 1 tour từ các tour đã có sẵn để coppy dự toán.
Số ngày Để tính được ngày kết thúc tour = Ngày bắt đầu + Số ngày. Ví dụ: Ngày KH là 11/03/2024, điền số ngày = 5, thì ngày Kết thúc là 16/03/2024.
Số chỗ Bắt buộc chọn số chỗ.
Nhân viên điều hành Bắt buộc chọn Nhân viên điều hành (NVDH).
Khoảng thời gian áp dụng Chọn khoảng thời gian áp dụng để tạo tour hàng loạt.
Lặp lại vào Bắt buộc chọn, khi tick các thứ trong tuần, sẽ tạo tour vào các ngày trong tuần đó trong khoảng thời gian đã chọn.
Số ngày đóng chỗ trước KH = Ngày khởi hành - số ngày đóng chỗ trước.

Ví dụ: Tạo tour hàng loạt chọn khoảng thời gian áp dụng từ ngày 18/12/2024 - 25/12/2024, chọn ngày lặp lại là thứ tư. Hệ thống sẽ mặc định thứ tư trong khoảng thời gian này sẽ sinh ra tour. Từ 18/12/2024 - 25/12/2024 sẽ lặp lại 2 tour (Do thứ tư vào ngày 18 và ngày 25) và chính 2 ngày này là ngày khởi hành. Sau đó người dùng nhập số ngày để tính được ngày kết thúc (Ngày kết thúc = Ngày khởi hành + Số ngày người dùng vừa nhập). Cuối cùng người dùng nhập số ngày đóng chỗ trước thời gian khởi hành để tính được thời gian đóng chỗ (Thời gian đóng chỗ = Ngày khởi hành - Số ngày đóng chỗ trước KH)

5. Sửa Tour

Bước 1: Click vào 1 tour cần sửa

Bước 2: Click [Sửa tour]

Bước 3: Nhập các thông tin cần sửa

Bước 4: Click [Lưu]

6. Xóa Tour

Bước 1: Click vào 1 tour cần xóa

Bước 2: Click [Xóa tour]

Bước 3: Click [Thực hiện]

7. Export

Bước 1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo ngày KH, Ngày kết thúc, ...)

Bước 2: Click [Export]

Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel đúng như các tour hệ thống hiển thị ở list danh sách)

8. Lịch cho đại lý, Lịch cho khách

Lịch cho đại lý chỉ share được cho những tài khoản là đại lý

Lịch cho khách có thể share public

9. Danh sách giữ chỗ

Danh sách giữ chỗ giúp người dùng có thể theo dõi công nợ của từng nhóm khách

Ở màn này có thể lọc theo các điều kiện "Ngày KH, Nhân viên phụ trách, Đại lý, phòng ban, ..."

10. List danh sách

Trường thông tin Mô tả
Mã tour Bắt theo mã tour tạo trong phần a. Tạo tour.
Tên tour Bắt theo tên tạo trong phần a. Tạo tour.
Ngày khởi hành Bắt theo ngày khởi hành trong phần a. Tạo tour.
Giá Bắt theo giá tour trong phần b. Tạo tour.
Hoa hồng Bắt theo hoa hồng trong phần b. Tạo tour.
Tổng Bắt theo số chỗ nhận trong phần b. Tạo tour.
Giữ chỗ Bắt theo số lượng giữ chỗ (Chưa xác nhận chỗ hoặc chưa có phiếu thu).
Đã bán Bắt theo số lượng đã bán (Đã xác nhận chỗ hoặc có phiếu thu).
Còn lại = Giữ chỗ - Đã bán.
Ngày đóng chỗ Bắt theo thời gian đóng chỗ trong phần b. Tạo tour.
10.1. Chức năng giữ chỗ

Bước 1: Click [Giữ chỗ]

Bước 2: Sau khi click [Giữ chỗ] Hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình như ảnh dưới

Thêm nhân viên người dùng có thể chọn nhân viên để sale tour

Thêm khách hàng người dùng có thể ghép nhóm khách vào tour

Trường thông tin Mô tả
Khách hàng Tên khách hàng được ghép vào giữ chỗ.
Ngày đặt Bắt theo thời gian giữ chỗ của khách.
Ngày đóng chỗ Bắt theo thời gian đóng chỗ trong phần b. Tạo tour.
Sales phụ trách Bắt theo nhân viên sale giữ chỗ khách đó.
Trạng thái Giữ chỗ (Đối với tour set thời gian giữ chỗ), Giữ chỗ không nhả (Sale đã click xác nhận chỗ), Đặt cọc (Đã có phiếu thu), Đã thanh toán (Đã thanh toán hết 100% tổng thu).

Click vào 2 chức năng , sẽ show ra bảng SmartLink:

Xác nhận dịch vụ

Bước 1: Click [Xuất phiếu thu]

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết

Bước 3: Click [Lưu]

Sau khi click hệ thông sẽ hiển thị màn dưới

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu thu Bắt theo tên tour, người dùng có thể đổi tên phiếu này.
Mã phiếu thu Bắt theo cấu hình "Mã tour_No.1".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người đóng tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin khách hàng đặt tour.
Đã thu = Tổng tiền phiếu thu được duyệt.
Số tiền thu Người dùng nhập số tiền cần thu của khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã thu - Số tiền thu.
10.2. Chức năng giữ chỗ

Bước 1: Vào FIT => Click => popup danh sách nhóm trong tour xuất hiện: Bước 2: Click => popup thêm khách hàng xuất hiện : Bước 3: Điền thông tin KH : khách hàng đầu tiên sẽ tự Fill họ và tên vào dòng đầu:

Lưu ý: Trường hợp Số lượng =0 và Tổng thu =0 sẽ không hiển thị line dữ liệu đó ra màn view giữ chỗ

10.3. Chức năng huỷ chỗ /chuyển tour
10.3.1 Hủy chỗ Group cha

Bước 1: Click [Hủy chỗ]

Sau khi click [Hủy chỗ] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình [

Bước 2: Chọn và nhập đầy đủ thông tin

Bước 3: Click [Tạo phiếu hoàn tiền]

Sau khi click [Tạo phiếu hoàn tiền] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình như chức năng hoàn tiền

Trường thông tin Mô tả
Tên tour Bắt theo tên tour khách đã đặt.
Khởi hành, ngày về Bắt theo ngày khởi hành và ngày về của tour khách đã đặt.
Thông tin khách hàng Fill theo tên khách hàng đã đặt tour.
Lý do hủy tour Không bắt buộc.
Số tiền hoàn Bắt buộc nhập.
Còn lại = Khoản đã cọc - Số tiền hoàn.
10.3.2. Hủy chỗ thành viên con

Bước 1 : Vào đơn hàng FIT => Click giữ chỗ => Click icon huỷ chỗ : => popup thông tin huỷ chỗ xuất hiện: có 2 options:

Bước 2: có 2 options:

Bước 2.1: Chọn Huỷ đặt chỗ (Huỷ chỗ, không hoàn tiền) => chọn thực hiện => hệ thống hiển thị trạng thái Huỷ chỗ, hoàn tiền sẽ auto chuyển các giá trị về =0 và giảm trừ số lượng/ tài chính trên Group cha:

Bước 2.2: Chọn Huỷ đặt chỗ (Huỷ chỗ, hoàn tiền) => hệ thống sẽ hiển thị popup thông tin phiếu chi: => thực hiện điền đầy đủ thông tin phiếu hoàn tiền => click Lưu: hiển thị trạng thái Huỷ chỗ, hoàn tiền, hệ thống auto chuyển các giá trị về =0 và giảm trừ số lượng/ tài chính trên Group cha:

10.3.3 Chuyển tour
12.3.3.1. Chức năng chuyển tour cha

Bước 1: Click [Chuyển tour]

Sau khi click [Chuyển tour] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình Bước 2: Chọn và nhập đầy đủ thông tin

Bước 3: Click [Lưu]

Trường thông tin Mô tả
Chuyển tour Bắt buộc chọn (Chọn tour người dùng muốn chuyển).
Mã tour Bắt theo mã tour người dùng muốn chuyển.
Tên tour Bắt theo tên tour người dùng muốn chuyển.
Ngày đi, ngày về Bắt theo ngày đi và ngày về người dùng muốn chuyển.
Chọn nhân viên Bắt buộc chọn.

Lưu ý: Sale phải có trong danh sách được bán chỗ

Tour mới không ở trạng thái hủy

Tour mới còn đủ chỗ

Tour mới còn thời gian nhận chỗ

10.3.3.2. Chức năng chuyển tour thành viên con

Bước 1: Vào FIT => Click giữ chỗ (tour đã có giữ chỗ và có thành viên con) Bước 2: Click => popup chuyển tour hiển thị: Bước 3: điền thông tin tour chuyển => Click => hệ thống hiển thị popup THÊM KHÁCH HÀNG:

10.4. Chức năng Hoàn tiền

Bước 1: Click [Hoàn tiền]

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết

Bước 3: Click [Lưu]

Sau khi click hệ thống sẽ hiển thị màn dưới đây:

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu chi Bắt buộc nhập.
Mã phiếu chi Gen theo mã cấu hình hệ thống.
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người nhận tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin khách hàng đặt tour.
Đã chi = Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Số tiền chi Người dùng nhập số tiền cần chi cho khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã chi - Số tiền chi.
10.5 Chức năng Xóa

Bước 1: Click [Xóa]

Bước 2: Click [Thực hiện]

10.6. Chức năng Sửa

Bước 1: Click [Sửa]

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin cần sửa

Bước 3: Click [Lưu]

10.7. Chức năng xem danh sách thành viên

Bước 1: Click [Xem danh sách thành viên]

Sau khi click [Xem danh sách thành viên] hệ thống di chuyển đến màn hình:

Bước 2: Người dùng có thể xem hoặc tải xuống file excel bằng cách click [Tải xuống danh sách]

10.8. Chức năng xem danh sách nhóm khách

tương tự như chức năng Giữ chỗ

10.9. Chức năng tải xuống danh sách thành viên

Bước 1: Click [Tải xuống danh sách thành viên]

Sau khi click [Tải xuống danh sách thành viên] hệ thống di chuyển đến màn hình:

Bước 2: Người dùng có thể xem hoặc tải xuống file excel bằng cách click [Tải xuống danh sách]

10.10. Các chức năng khác

Bước 1 : Chọn 1 tour cần sao chép

Bước 2: Click [Chức năng]

Bước 3: Click [Sao chép tour]

Sau khi click [Sao chép tour] hệ thống di chuyển đến màn hình như màn hình tạo tour FIT. Hệ thống sẽ sao chép tất cả các thông tin y hệt giống tour cũ (trừ phần dịch vụ dự toán)

Bước 1: Chọn 1 tour cần xuất phiếu chi

Bước 2: Click [Chức năng]

B3: Click [Xuất phiếu chi]

Sau khi click [Xuất phiếu chi] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình:

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu chi Fill từ tên tour, người dùng có thể sửa.
Mã phiếu chi Fill theo "Mã tour_giờ, phút, giây_No.1, ...".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người nhận tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin NCC.
Tổng tiền = Tổng chi của NCC.
Đã chi = Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Số tiền chi Người dùng nhập số tiền cần chi cho khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã chi - Số tiền chi.

Bước 1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

Bước 2: Click [Chức năng]

Bước 3: Click [Phiếu điều hành dịch vụ]

Sau khi click [Phiếu điều hành dịch vụ] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel điều hành dịch vụ

Bước 1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

Bước 2: Click [Chức năng]

Bước 3: Click [Bàn giao hướng dẫn viên]

Sau khi click [Bàn giao hướng dẫn viên] hệ thống sẽ tải xuống 1 file word bàn giao hướng dẫn viên

Bước 1: Chọn 1 tour xem chiết tính tour

Bước 2: Click [Chức năng]

Bước 3: Click [Chiết tính tour]

Sau khi click [Chiết tính tour] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel chiết tính tour

Bước 1: Chọn 1 tour gửi cho khách hàng đánh giá

Bước 2: Click [Chức năng]

Bước 3: Click [Phiếu khảo sát tự động]

Sau khi click [Phiếu khảo sát tự động] hệ thống sẽ di chuyển đến Phiếu khảo sát tự động. Ở Phiếu khảo sát tự động này người dùng có thể gửi cho khách để khách có thể đánh giá tour theo nhiều tiêu chí.

11. Chốt quyết toán

Bước 1: Click vào 1 tour cần chốt quyết toán

Bước 2: Click [Chốt quyết toán]

Sau khi chốt quyết toán thì tour sẽ không được phép sửa xóa.

Tour GIT

Tour GIT: là loại hình sản phẩm bán tour thiết kế riêng

1. Màn hình tổng quan

Tổng số tour GIT

Tổng số tour ở trạng đang chạy

Tổng số tour ở trạng sắp chạy

Tổng số tour ở trạng hoàn thành

Tổng số tour ở trạng hủy

2. Quản lý bộ lọc

Tính năng Mô tả
Mã, Tên tour Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tên tour, mã tour.
Ngày khởi hành, Ngày kết thúc, Ngày tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo ngày khởi hành, ngày kết thúc, ngày tạo tour.
Tình trạng Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tên tình trạng tour.
CTV Cho phép người dùng lọc theo CTV (Cộng tác viên).
Chi nhánh Cho phép người dùng lọc theo chi nhánh.
Trạng thái hoa hồng Cho phép người dùng lọc theo trạng thái hoa hồng.
Loại hình Cho phép người dùng lọc theo loại hình tour.
Trạng thái hóa đơn Cho phép người dùng lọc theo trạng thái hóa đơn.
Ngày thanh toán Cho phép người dùng lọc theo ngày thanh toán.
TT thanh toán Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tình trạng thanh toán tour.
Chọn phòng ban Cho phép người dùng tìm kiếm theo phòng ban.
Sắp xếp Cho phép người dùng sắp xếp theo ngày đóng chỗ, khởi hành, giá tăng hoặc giảm dần.
NVDH, Duyệt Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo NVDH (Nhân viên điều hành) hoặc người duyệt.
Người tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo người tạo tour.
NCC Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo các NCC (Nhà cung cấp).
Nguồn khách hàng Cho phép người dùng tìm kiếm theo nguồn khách hàng.

Tính năng Mô tả
Bộ lọc theo thị trường Cho phép người dùng lọc danh sách tour theo thị trường cụ thể.

Trạng thái Mô tả
Tất cả Bộ đếm + lọc tổng số tour (bao gồm tất cả các trạng thái).
Sắp chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "sắp chạy".
Đang chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "đang chạy".
Hoàn thành Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "hoàn thành".
Hủy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "hủy".
Chưa chi hết Bộ đếm + lọc tổng số tour chưa chi hết.
Chưa thu hết Bộ đếm + lọc tổng số tour chưa thu hết.
3. Tạo Tour

B1: Click [Tạo tour]

B2: Nhập đầy đủ thông số các phần a, b, c, d

B3: Click [Lưu]

a. Thông tin tour

Trường Loại dữ liệu Mặc định/Hành vi
Mã hệ thống Tự động Hệ thống tự gen, không nhập được.
Mã tour Tùy chọn Người dùng có thể nhập hoặc bỏ trống (nếu bỏ trống, mã tour sẽ lấy theo mã hệ thống).
Mã giữ chỗ Tự động Hệ thống tự random.
Lịch trình Bắt buộc Người dùng bắt buộc nhập thông tin.
Nhóm Tùy chọn Mặc định là "Khác". Người dùng có thể chọn nhóm.
Ngày đặt tour Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày thanh toán Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày đi Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày về Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày tạo Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
TT tour Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Loại hình Tùy chọn Mặc định là "Khác". Người dùng có thể chọn loại hình.
Tỷ giá Tùy chọn Mặc định là VND. Người dùng có thể chọn tỷ giá khác.
Người tạo Tùy chọn Mặc định là người tạo tour. Người dùng có thể chọn nhân viên khác.
TK Tùy chọn Có thể không chọn.
Chi nhánh Tùy chọn Mặc định là chi nhánh của người tạo. Người dùng có thể chọn chi nhánh khác.
b. Thông tin người đặt tour

Trường thông tin Mô tả
Tìm khách hàng Có thể search nhanh bằng cách tìm tên hoặc số điện thoại nếu khách đã có trong kho data hoặc click button để mở popup để tạo khách hàng
Đại lý TA Chọn đại lý TA của khách
Nhân viên điều hành Gắn nhân viên điều hành để cùng nhìn thấy đơn hàng
Ghi chú Ghi chú đơn hàng
File Gắn file hồ sơ khách hàng
c. Phần thu

Trường thông tin Mô tả
Nội dung Đầu mục thu
Đơn giá Đơn giá của đầu mục thu
Tỷ giá Mặc định 1 -VND
Số lượng Số lượng
VAT VAt của đầu mục thu
Chức năng Xóa và thêm đầu mục thu
d. Phần chi
Trường thông tin Mô tả
Dịch vụ sales Chỉ mang tính chất dự kiến và không tính doanh thu/ chi phí đơn (Có thể coppy dự trù từ tour khác)
Dịch vụ điều hành Dịch vụ chính để tính doanh thu/ chi phí đơn hàng (Có thể coppy dự trù từ tour khác hoặc coppy từ dịch vụ sales)

B1: Click dấu + vàng

B2: Chọn NCC

B3: Chọn dịch vụ con

Tổng chi dự kiến = (Số lượng * số lượt * tỷ giá * Giá NET + phụ thu) * ( 1 + VAT/100)

Phần dịch vụ điều hành sẽ được hiển thị ra màn view ở phần chi và xem được theo Dịch vụ, Nhà cung cấp, Ngày

View Dịch vụ Screenshot_10.png View Nhà cung cấp Screenshot_11.png View Ngày Screenshot_12.png

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
4. Sửa Tour

B1: Click vào 1 tour cần sửa

B2: Click [Sửa tour]

B3: Nhập các thông tin cần sửa

B4: Click [Lưu]

5. Xóa Tour

B1: Click vào 1 tour cần xóa

B2: Click [Xóa tour]

B3: Click [Thực hiện]

6. Export

B1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo ngày KH, Ngày kết thúc, ...)

B2: Click [Export]

Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel đúng như các tour hệ thống hiển thị ở list danh sách)

7. Hiển thị dạng xem

Có thể xem theo dạng list khi click hoặc dạng calendar khi click

8. Cấu hình

Click vào để cài đặt chung

B1: Click để cài đặt

B2: Cài đặt chung cho Tour

B3: Click [Lưu cấu hình]

Trường thông tin Mô tả
Cấu trúc mã Cài đặt để gen ra mã hệ thống ( VD: GIT_{DD_MM_YYYY} -> GIT_24/12/2024_01)
Tự động duyệt Đơn GIT không có duyệt đơn -> Tự dộng duyệt không có tác dụng
Điều khoản và lưu ý Tạo điều khoản lư ý thì khi tạo đơn hệ thống sẽ bắt auto phần điều khoản vào đơn
Cấu hình Zalo ZNS Bật ON và chọn mẫu tin để hệ thống bắn tin tự động (Đối với Web đã gia hạn ZNS)
9. List danh sách

Trường thông tin Mô tả
Mã hệ thống Gen ra từ hệ thống ở cài đặt chung
Mã tour Fill theo mã tour đã nhập form tạo tour hoặc bỏ trống sẽ lấy mã hệ thống
Lịch trình Fill theo lịch trình tour đã nhập form tạo tour
Lịch khởi hành Fill theo ngày khởi hàng và ngày kết thúc tour đã nhập trong form tạo mới
Khách hàng Fill theo thông tin khách đã nhập trong form tạo tour
Tổng thu Lấy tổng thu dự kiến form tạo tour
Thực thu Tổng tiền phiếu thu được duyệt
Còn thiếu Tổng thu - Thực thu
Tổng chi Lấy theo tổng chi dự kiến form tạo mới
Đã chi Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Còn thiếu Tổng chỉ - Thực chi
Lợi nhuận Tổng thu - Tổng chi
Trạng thái Bắt theo TT tour form tạo mới
Người tạo Fill theo người tạo form tạo mới
NV điều hành Fill theo NV điều hành form tạo mới
Chốt hoa hồng Bắt theo trạng thái chốt hoa hồng
10. Chức năng
10.1 Tạo DNTT

B1: Click [Tạo DNTT]

B2: Click [Tạo phiếu] Sau khi click [Tạo phiếu] hệ thóng hiển thị màn hình như ảnh dưới

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu Bắt theo tên tour
Tên khách hàng Fill theo tên khách hàng
Người đề nghị Fill auto tên admin
Ngày đề nghị Fill auto ngày tạo đề nghị
Mã tour Fill mã tour
Tên booking, tên tour Fill theo lịch trình
Số tiền Người dùng nhập số tiền đề nghị thanh toán
Phương thức thánh toán Hệ thống fill mặc định là phương thức ưu tiên
Nội dung thanh toán Fill theo tên phiếu
10.2.Chức năng Xuất phiếu thu

B1: Click [Xuất phiếu thu]

B2: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết

B3: Click [Lưu]

Sau khi click hệ thông sẽ hiển thị màn dưới

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu thu Bắt theo tên tour, người dùng có thể đổi tên phiếu này.
Mã phiếu thu Bắt theo cấu hình "Mã tour_No.1".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người đóng tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin khách hàng đặt tour.
Tổng tiền = (Số lượng NL * giá NL + phụ thu - giảm giá) + (Số lượng trẻ em * giá trẻ em + phụ thu - giảm giá) + (Số lượng trẻ nhỏ * giá trẻ nhỏ + phụ thu - giảm giá).
Đã thu = Tổng tiền phiếu thu được duyệt.
Số tiền thu Người dùng nhập số tiền cần thu của khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã thu - Số tiền thu.
10.3.Chức năng xuất phiếu chi

B1: Chọn 1 tour cần xuất phiếu chi

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Xuất phiếu chi]

Sau khi click [Xuất phiếu chi] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình:

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu chi Fill từ tên tour, người dùng có thể sửa.
Mã phiếu chi Fill theo "Mã tour_giờ, phút, giây_No.1, ...".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người nhận tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin NCC.
Tổng tiền = Tổng chi của NCC.
Đã chi = Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Số tiền chi Người dùng nhập số tiền cần chi cho khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã chi - Số tiền chi.

B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Phiếu điều hành dịch vụ]

Sau khi click [Phiếu điều hành dịch vụ] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel điều hành dịch vụ

10.5. Chức năng Bàn giao hướng dẫn viên

B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Bàn giao hướng dẫn viên]

Sau khi click [Bàn giao hướng dẫn viên] hệ thống sẽ tải xuống 1 file word bàn giao hướng dẫn viên

10.6. Chức năng Chiết tính tour

B1: Chọn 1 tour xem chiết tính tour

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Chiết tính tour]

Sau khi click [Chiết tính tour] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel chiết tính tour

10.7. Chức năng Phiếu khảo sát tự động

B1: Chọn 1 tour gửi cho khách hàng đánh giá

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Phiếu khảo sát tự động]

Sau khi click [Phiếu khảo sát tự động] hệ thống sẽ di chuyển đến Phiếu khảo sát tự động. Ở Phiếu khảo sát tự động này người dùng có thể gửi cho khách để khách có thể đánh giá tour theo nhiều tiêu chí.

10.8. Chức năng Gửi email điều hành tour Screenshot_2.png

B1: Chọn tour muốn gửi email điều hành

B2: Click [Chức năng] Screenshot_3.png

B3: Click [Gửi Email điều hành tour] Screenshot_2.png

Sau khi click [Gửi Email điều hành tour] Screenshot_2.png hệ thống sẽ hiển thị form Gửi email như màn hình dưới

Screenshot_5.png

Trường thông tin Mô tả
Chọn tài khoản gửi đi Hiển thị các địa chỉ email đã được cài đặt trong phần Gửi email công việc
Quản lý hệ thống => Cấu hình => Email công việc
Mail nhận Địa chỉ email của nhân viên điều hành (Được bắt tự động nếu nhân viên điều hành được chọn có email).
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên điều hành] thì fill mail của nhân viên số 1 vào trường này
Tên người nhận Tên của nhân viên điều hành (Được bắt tự động)
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên điều hành] thì fill tên của nhân viên số 1 vào trường này
CC Trong trường hợp có nhiều nhân viên điều hành được gắn vào trường [Nhân viên điều hành] thì fill mail của nhân viên từ số 2 trở đi vào trường này (nếu nhân viên đấy có email)
BCC Hiện tại chưa sử dụng trường này
Tiêu đề mail Lấy theo format:
Screenshot_6.png
Nội dung email Hiển thị các nội theo format Gửi email
File đính kèm Hiện tại chưa áp dụng tính năng này

B4: Click button [Gửi email] hệ thống sẽ gửi mail đến nhân viên điều hành được chọn hoặc [Close] để đóng, không gửi nữa.

11. Chốt quyết toán

B1: Click vào 1 tour cần chốt quyết toán

B2: Click [Chốt quyết toán]

Sau khi chốt quyết toán thì tour sẽ không được phép sửa xóa.

12. Show chi tiết các phần phụ thu ra preview

Landtour

LandTour/Combo: là loại hình sản phẩm bán Land riêng lẻ hoặc cung cấp 1 combo sản phẩm ( Ví dụ : Land + Vé, Phòng + vé.v.v) tới 1 nhóm khách hàng lẻ. Đối với các sản phẩm này thì doanh nghiệp nên quản lý tại mục LandTour/Combo

Truy cập: Menu → Quản lý Tour → LandTour/Combo

1. Thêm mới Landtour

Ấn “Tạo Tour” để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

1.1. Thông tin tour:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã tour Hệ thống tự động tạo Mã theo cấu trúc được đặt sẵn của doanh nghiệp
Lịch trình Điền thông tin lịch trình của Combo đó (không giới hạn kí tự). Ví dụ : Combo Nha Trang 3N2Đ - TourkitVietNam
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày đặt Tour Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt
Ngày thanh toán Là Ngày dự kiến khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng
Ngày đi - Ngày về Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ.
Tour Guide Lựa chọn Hướng Dẫn Viên đi tour
1.2. Thông tin Khách Hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hàn để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng

Phần dịch vụ điều hành sẽ được hiển thị ra màn view ở phần chi và xem được theo Dịch vụ, Nhà cung cấp, Ngày

View Dịch vụ Screenshot_10.png View Nhà cung cấp Screenshot_11.png View Ngày Screenshot_12.png

1.3.1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau

2. Quản lý danh sách Tour

2.1. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn hàng, Tên tour, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày khởi hành Lọc toàn bộ các Tour có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn
Ngày kết thúc Lọc toàn bộ các Tour có ngày kết thúc theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó. Ví dụ muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nào
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Loại hình Lọc theo loại hình tour. VD: Nội địa. Inbound, Outbound,...
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.2. Export đơn hàng

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.3. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Tour
2 Xem đơn hàng dạng list
2.4. Hướng dẫn cài đặt chung
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Cấu trúc mã Sử dụng các từ khóa {keyword} để viết mã tự sinh theo form định sẵn.
VD: BK_{DD_MM_YYYY} => Mã: BK_8_6_2023
Điều khoản & Lưu ý Nội dung được tạo ở khu vực Điều khoản & Lưu ý này sẽ được bắt tự động cho toàn bộ tất cả các Tour được tạo ra ở phần Tạo mới
3. Sửa/ Xoá Landtour

Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Lưu ý:

4. Chức năng
4.1. Gửi email điều hành tour Screenshot_2.png

B1: Chọn tour muốn gửi email điều hành

B2: Click [Chức năng] Screenshot_3.png

B3: Click [Gửi Email điều hành tour] Screenshot_2.png

Sau khi click [Gửi email điều hành tour] Screenshot_2.png hệ thống sẽ hiển thị form gửi email như màn hình bên dưới

Screenshot_5.png

Trường thông tin Mô tả
Chọn tài khoản gửi đi Hiển thị các địa chỉ email đã được cài đặt trong phần [Gửi email công việc]
Quản lý hệ thống => Cấu hình => Email công việc
Mail nhận Địa chỉ email của nhân viên điều hành (Được bắt tự động nếu nhân viên điều hành được chọn có email).
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên điều hành] thì fill mail của nhân viên số 1 vào trường này
Tên người nhận Tên của nhân viên điều hành (Được bắt tự động)
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên điều hành] thì fill tên của nhân viên số 1 vào trường này
CC Trong trường hợp có nhiều nhân viên điều hành được gắn vào trường [Nhân viên điều hành] thì fill mail của nhân viên từ số 2 trở đi vào trường này (nếu nhân viên đấy có email)
BCC Hiện tại chưa sử dụng trường này
Tiêu đề mail Lấy theo format:
Screenshot_6.png
Nội dung email Hiển thị các nội theo format Gửi email
File đính kèm Hiện tại chưa áp dụng tính năng này

B4: Click button [Gửi email] hệ thống sẽ gửi mail đến nhân viên điều hành được chọn hoặc [Close] để đóng, không gửi nữa.

Booking phòng

Booking phòng : là loại hình sản phẩm bán các dịch vụ lẻ ( Phòng) cho khách hàng lẻ. Đối với các sản phẩm này thì doanh nghiệp nên quản lý tại mục Booking phòng

Truy cập: Menu → Quản lý Booking → Booking Phòng

1. Thêm mới

Ấn Tạo mới để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

- Lưu ý: Các trường đánh (*) là các trường bắt buộc

1.1. Thông tin Booking:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã hệ thống - Nếu không nhập dữ liệu -> Hệ thống tự tạo mã
- Nếu nhập Mã hệ thống -> Hệ thống lưu giá trị nhập
Mã tour Khi khách sạn trả mã code có thể cập nhật mã code phòng cho booking tại ô nhập Mã Tour
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày đặt Tour Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt
Ngày thanh toán Là Ngày dự kiến khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng
Ngày đi - Ngày về Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ.
Tour Guide Lựa chọn Hướng Dẫn Viên đi tour
1.2. Thông tin Khách hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Thômg tin khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
Chọn “ Người duyệt” Đối với Booking cần người duyệt booking -> Chọn người duyệt Booking
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ :
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Phần dịch vụ điều hành sẽ được hiển thị ra màn view ở phần chi và xem được theo Dịch vụ, Nhà cung cấp, Ngày

View Dịch vụ Screenshot_10.png View Nhà cung cấp Screenshot_11.png View Ngày Screenshot_12.png

1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau

2. Quản lý danh sách Booking

2.1. Thông số thống kê đầu trang

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng đơn hàng Tổng số Booking tạo trên hệ thống
Quỹ ôm Tổng số Booking đang ở trạng thái Quỹ ôm
Đang booking Tổng số Booking đang ở trạng thái Đang Booking
Đặt phòng Tổng số Booking đang ở trạng thái Đặt phòng
Hoàn thành Tổng số Booking đang ở trạng thái Hoàn thành
2.2. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn Booking, Tên Booking, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày khởi hành Lọc toàn bộ các Tour có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn
Ngày kết thúc Lọc toàn bộ các Tour có ngày kết thúc theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo phiếu Lọc đơn hàng theo thời gian tạo đơn
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Loại hình Lọc theo loại hình tour. VD: Nội địa. Inbound, Outbound,...
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.3. Export Booking

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.4. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Booking
2 Xem đơn hàng dạng list
2.5. Hướng dẫn cài đặt chung
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Cấu trúc mã Sử dụng các từ khóa {keyword} để viết mã tự sinh theo form định sẵn.
VD: BK_{DD_MM_YYYY} => Mã: BK_8_6_2023
Điều khoản & Lưu ý Nội dung được tạo ở khu vực Điều khoản & Lưu ý này sẽ được bắt tự động cho toàn bộ tất cả các Tour được tạo ra ở phần Tạo mới
3. Sửa/ Xoá

Để Sửa/ Xoá các trường thông tin của Booking, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống -> hiển thị popup xem chi tiết đơn hàng: Bước 2: Click nút Sửa để thực hiện sửa Booking (hoặc Xoá để thực hiện xoá Booking)

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết Booking

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ - Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn - Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

5. Chức năng
5.1. Gửi email điều hành tourScreenshot_2.png

B1: Chọn tour muốn gửi email điều hành

B2: Click [Chức năng] Screenshot_3.png

B3: Click [Gửi email điều hành tour] Screenshot_2.png

Sau khi click [Gửi email điều hành tour] hệ thống sẽ hiển thị form [Gửi email] như màn hình bên dưới

Screenshot_5.png

Trường thông tin Mô tả
Chọn tài khoản gửi đi Hiển thị các địa chỉ email đã được cài đặt trong phần Gửi email công việc
Quản lý hệ thống => Cấu hình => Email công việc
Mail nhận Địa chỉ email của nhân viên duyệt (Được bắt tự động nếu nhân viên duyệt được chọn có email).
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên số 1 vào trường này
Tên người nhận Tên của nhân viên duyệt (Được bắt tự động)
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill tên của nhân viên số 1 vào trường này
CC Trong trường hợp có nhiều nhân viên duyệt được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên từ số 2 trở đi vào trường này (nếu nhân viên đấy có email)
BCC Hiện tại chưa sử dụng trường này
Tiêu đề mail Lấy theo format:
Screenshot_6.png
Nội dung email Hiển thị các nội theo format Gửi email
File đính kèm Hiện tại chưa áp dụng tính năng này

B4: Click button [Gửi email] hệ thống sẽ gửi mail đến nhân viên duyệt được chọn hoặc [Close] để đóng, không gửi nữa.

Dịch vụ lẻ

Dịch vụ lẻ: là loại hình sản phẩm giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin đơn hàng không phải tour, booking

Truy cập: Menu → Quản lý Tour → Dịch vụ lẻ

1. Thêm mới

Ấn “Tạo Tour” để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

1.1. Thông tin tour:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã hệ thống Hệ thống tự động tạo Mã theo cấu trúc được đặt sẵn của doanh nghiệp
Mã tour Khi khách sạn trả mã code có thể cập nhật mã code phòng cho đơn hàng tại ô nhập “Mã code”
Mã giữ chỗ Hệ thống tự random mã giữ chỗ cho khách
Tình trạng Chọn trạng thái đơn hàng
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày đặt Tour Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt
Ngày thanh toán Là Ngày dự kiến khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng
Ngày đi - Ngày về Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ.
Tên tour Là tên đơn hàng
Gói DV Chọn gói dịch vụ
Tour Guide Lựa chọn Hướng Dẫn Viên đi tour
1.2. Thông tin Khách Hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Phần dịch vụ điều hành sẽ được hiển thị ra màn view ở phần chi và xem được theo Dịch vụ, Nhà cung cấp, Ngày

View Dịch vụ Screenshot_10.png View Nhà cung cấp Screenshot_11.png View Ngày Screenshot_12.png

1.3.1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau

2. Quản lý danh sách Tour

2.1. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn hàng, Tên tour, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày khởi hành Lọc toàn bộ các Tour có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn
Ngày kết thúc Lọc toàn bộ các Tour có ngày kết thúc theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó. Ví dụ muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nào
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Loại hình Lọc theo loại hình tour. VD: Nội địa. Inbound, Outbound,...
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.2. Export đơn hàng

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.3. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Tour
2 Xem đơn hàng dạng list
2.4. Hướng dẫn cài đặt chung
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Cấu trúc mã Sử dụng các từ khóa {keyword} để viết mã tự sinh theo form định sẵn.
VD: BK_{DD_MM_YYYY} => Mã: BK_8_6_2023
Điều khoản & Lưu ý Nội dung được tạo ở khu vực Điều khoản & Lưu ý này sẽ được bắt tự động cho toàn bộ tất cả các Tour được tạo ra ở phần Tạo mới
3. Sửa/ Xoá

Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết Booking

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ - Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn - Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour [![](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/scaled-
1680-/image-1735289297449.png)](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289297449.png)
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

5. Chức năng
5.1. Gửi email điều hành tour Screenshot_2.png

B1: Chọn tour muốn gửi email điều hành

B2: Click [Chức năng] Screenshot_3.png

B3: Click [Gửi email điều hành tour] Screenshot_2.png

Sau khi click [Gửi email điều hành tour] Screenshot_2.png hệ thống sẽ hiển thị form [Gửi email] như màn hình dưới:

Screenshot_5.png

Trường thông tin Mô tả
Chọn tài khoản gửi đi Hiển thị các địa chỉ email đã được cài đặt trong phần Gửi email công việc
Quản lý hệ thống => Cấu hình => Email công việc
Mail nhận Địa chỉ email của nhân viên duyệt (Được bắt tự động nếu nhân viên duyệt được chọn có email).
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên số 1 vào trường này
Tên người nhận Tên của nhân viên duyệt (Được bắt tự động)
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill tên của nhân viên số 1 vào trường này
CC Trong trường hợp có nhiều nhân viên duyệt được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên từ số 2 trở đi vào trường này (nếu nhân viên đấy có email)
BCC Hiện tại chưa sử dụng trường này
Tiêu đề mail Lấy theo format:
Screenshot_6.png
Nội dung email Hiển thị các nội theo format Gửi email
File đính kèm Hiện tại chưa áp dụng tính năng này

B4: Click button [Gửi email] hệ thống sẽ gửi mail đến nhân viên duyệt được chọn hoặc [Close] để đóng, không gửi nữa.

Visa

Visa: là loại hình sản phẩm bán visa tới khách hàng

Truy cập: Menu → Visa

1. Thêm mới

Ấn “Tạo Tour” để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

1.1. Thông tin tour:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã yêu cầu Hệ thống tự động tạo Mã theo cấu trúc được đặt sẵn của doanh nghiệp
Số hộ chiếu Điền thông tin số hộ chiếu của khách hàng. Nên là người trưởng đoàn hoặc người đầu mối liên hệ
Mã giữ chỗ Hệ thống tự random mã giữ chỗ cho khách
Tình trạng Chọn trạng thái đơn hàng
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày trả kết quả Là ngày trả kết quả cho khách hàng có thể chọn theo hệ thống hoặc điền tự do
Ngày dán Là ngày dán Visa
Ngày nộp - Ngày trả Là ngày Khách nộp hồ sơ và trả kết quả cho khách
Tên đơn Tên đơn hàng mà khách hàng đặt
Gói DV Chọn gói dịch vụ
1.2. Thông tin Khách Hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng

Phần dịch vụ điều hành sẽ được hiển thị ra màn view ở phần chi và xem được theo Dịch vụ, Nhà cung cấp, Ngày

View Dịch vụ Screenshot_10.png View Nhà cung cấp Screenshot_11.png View Ngày Screenshot_12.png

1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau

2. Quản lý danh sách Tour

2.1. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn hàng, Tên tour, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày nộp Lọc toàn bộ các Tour có nộp theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo phiếu Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó. Ví dụ muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nào
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.2. Export đơn hàng

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.3. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Tour
2 Xem đơn hàng dạng list
2.4. Hướng dẫn cài đặt chung
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Cấu trúc mã Sử dụng các từ khóa {keyword} để viết mã tự sinh theo form định sẵn.
VD: BK_{DD_MM_YYYY} => Mã: BK_8_6_2023
Điều khoản & Lưu ý Nội dung được tạo ở khu vực Điều khoản & Lưu ý này sẽ được bắt tự động cho toàn bộ tất cả các Tour được tạo ra ở phần Tạo mới
3. Sửa/ Xoá

Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết Booking

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ - Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn - Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

5. Chức năng
5.1. Gửi email điều hành tour Screenshot_2.png

B1: Chọn tour muốn gửi email điều hành

B2: Click [Chức năng] Screenshot_3.png

B3: Click [Gửi email điều hành tour] Screenshot_2.png

Sau khi click [Gửi email điều hành tour] Screenshot_2.png hệ thống sẽ hiển thị form [Gửi email] như màn hình dưới:

Screenshot_5.png

Trường thông tin Mô tả
Chọn tài khoản gửi đi Hiển thị các địa chỉ email đã được cài đặt trong phần Gửi email công việc
Quản lý hệ thống => Cấu hình => Email công việc
Mail nhận Địa chỉ email của nhân viên duyệt (Được bắt tự động nếu nhân viên duyệt được chọn có email).
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên số 1 vào trường này
Tên người nhận Tên của nhân viên duyệt (Được bắt tự động)
Nếu có nhiều nhân viên được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill tên của nhân viên số 1 vào trường này
CC Trong trường hợp có nhiều nhân viên duyệt được gắn vào trường [Nhân viên duyệt] thì fill mail của nhân viên từ số 2 trở đi vào trường này (nếu nhân viên đấy có email)
BCC Hiện tại chưa sử dụng trường này
Tiêu đề mail Lấy theo format:
Screenshot_6.png
Nội dung email Hiển thị các nội theo format Gửi email
File đính kèm Hiện tại chưa áp dụng tính năng này

B4: Click button [Gửi email] hệ thống sẽ gửi mail đến nhân viên duyệt được chọn hoặc [Close] để đóng, không gửi nữa.

Cách phân chia Thị trường Cấp Cha/Con

Mục đích

Thiết lập Cấu hình Thị trường

b1: Vào Quản lý hệ thống

b2: Click vào cấu hình

b3: Click vào thị trường: Tại đây bạn sẽ thấy danh sách thị trường hiện tại

b4: Click vào tạo mới hoặc sửa thị trường b5: Giao diện popup hiện ra, nhập tên thị trường và có thêm trường Danh mục để chọn thị trường cha.

b6: Chọn danh mục cha từ danh sách xổ lên

b7: Click vào lưu

Áp dụng thay đổi tại các màn hình
Màn hình Vị trí cần cập nhật / Ghi chú
Báo giá Hiển thị danh mục thị trường phân cấp tại các mục:
- Tour GIT
- LandTour
- Booking Phòng
- Visa
- Dịch vụ lẻ
Đơn hàng Cập nhật danh mục sản phẩm theo phân cấp thị trường:
- Tất cả Tour
- Tour FIT (Lịch cho đại lý, Lịch cho khách)
- Tour GIT
- LandTour
- Booking Phòng
- Đơn hàng
- Visa
- Lịch điều xe
- Lịch điều TourGuide

Tạo hợp đồng chủ động

Chức năng này cho phép người dùng có thể chủ động cấu hình hợp đồng mẫu cho từng loại đơn hàng khác nhau

1. Cấu hình hợp đồng mẫu

Chọn Quản lý hệ thống/ Cấu hình/ Cấu hình hợp đồng => Hiển thị màn "Quản Lý Loại Hợp Đồng" Screenshot_4.png

Lưu ý:

1.1. Tạo mới hợp đồng mẫu

Bước 1: Click button [Tạo mới] Screenshot_6.png

Bước 2: Nhập đầy đủ thông tin Bước 3: Click button [Lưu] Screenshot_5.png

Trường thông tin Mô tả
Tên hợp đồng Nhập tên của hợp đồng mẫu
Áp dụng với loại sản phẩm Chọn loại đơn hàng được áp dụng mẫu hợp đồng này
Một mẫu hợp đồng không áp dụng được cho nhiều loại đơn hàng cùng lúc

Sau khi tạo mới thành công hợp đồng mẫu vừa được tạo sẽ hiển thị trong list hợp đồng mẫu và đơn hàng được áp dụng mẫu hợp đồng Screenshot_7.png Đơn hàng/ GIT/ Chọn mã đơn hàng bất kì/ Click button [Hợp đồng dịch vụ] Screenshot_8.png

1.2. Chỉnh sửa hợp đồng mẫu

Có 2 loại chỉnh sửa:

1.2.1. Chỉnh sửa nội dung hợp đồng mẫu

Click vào button [Chỉnh sửa] ở cột Nội dung hợp đồng => Hiển thị màn "Cấu hình hợp đồng" Screenshot_10.png

STT Mô tả
1 Tiêu đề được chỉnh sửa ở đây sẽ hiển thị ở cột tên của màn list hợp đồng mẫu
2 Phần cấu hình nội dung của hợp đồng
Cấu hình như thế nào thì hợp đồng sẽ hiển thị như vậy
3 Các biến giá trị sẽ truyền vào hợp đồng
Click vào biến hệ thống sẽ hiển thị thông báo "Copied" sau đó sẽ paste vào vị trí muốn hiển thị giá trị
1.2.1. Chỉnh sửa loại đơn hàng áp dụng mẫu hợp đồng

Bước 1: Chức năng/ Click button [Sửa] Screenshot_11.png => Hiển thị popup 'Loại hợp đồng' Screenshot_12.png

Bước 2: Chọn loại hợp đồng và click button [Lưu] => Hợp đồng mẫu sẽ được áp dụng cho loại đơn hàng được chon

1.3. Xóa hợp đồng mẫu

Chức năng/ Click button [Xóa]Screenshot_13.png

Lưu ý: Chỉ xóa được hợp đồng mẫu khi chưa có hợp đồng nào được tạo ra từ mẫu hợp đồng này

1.4. Sao chép hợp đồng

Chức năng/ Click button [Sao chép] Screenshot_14.png

2. Các chức năng chính tại màn đơn hàng
2.1. Tạo hợp đồng

Bước 1: Click button [Hợp đồng dịch vụ] => Hiển thị list danh sách hợp đồng mẫu được áp dụng cho đơn hàng Screenshot_15.png Bước 2: Chọn hợp đồng mẫu muốn tạo hợp đồng => Hiển thị màn tạo hợp đồng Screenshot_16.png

STT Tên trường Mô tả
1 Số hợp đồng Bắt tự động theo cấu trúc HD00001 (Bắt đầu từ 1 và tự động nhảy theo cấp tiến 1 đơn vị)
Trường này user không được sửa
2 Tên hợp đồng Bắt tự động theo cấu trúc Tên hợp đồng = Tên hợp đồng mẫu_Tên khách hàng_STT của hợp đồng trong đơn
3 Nội dung hợp đồng Hiển thị theo nội dung được cấu hình trong hợp đồng mẫu

Bước 3: Click button [Tạo hợp đồng] => Điều hướng đến màn view hợp đồng Screenshot_17.png

Lưu ý:

2.2. Sửa hợp đồng

Có 2 cách để sửa hợp đồng:

2.3. Xóa hợp đồng

Click button [Xóa] ở màn chi tiết đơn hàng Screenshot_24.png Sau khi xóa thành công hợp đồng trường hợp không còn hợp đồng nào đã được tạo ra trong đơn hàng thì button [Đang làm hợp đồng] => [Hợp đồng dịch vụ]

2.4. Tải file PDF/WORD

Khi chọn theo mẫu hợp đồng nào sẽ tải PDF/WORD theo cấu trúc của hợp đồng mẫu đó ( Hợp đồng mặc định, hợp đồng khách đoàn., Hợp đồng khách lẻ.v.v.)

Tất cả đơn hàng

Màn tất cả đơn hàng hiển thị tất cả các đơn hàng có trên hệ thống

1. Màn tổng quan

Tổng số tour

Tổng số tour đang chạy

Tổng số tour sắp chạy

Tổng số tour đã hủy

2. Quản lý bộ loc

Tính năng Mô tả
Mã, tên tour, SĐT, tên KH Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo mã tour, tên tour, SĐT và tên KH
Ngày tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo ngày tạo
Ngày khởi hành Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo ngày khởi hành
Ngày kết thúc Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo ngày kết thúc
Ngày thanh toán Cho phép người dùng tìm kiếm theo ngày thanh toán
Tình trạng Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tình trạng
CTV Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo CTV
Người tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo người tạo
Chi nhánh Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo chi nhánh
Trạng thái hoa hồng Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo trạng thái hoa hồng
Loại hình Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo loại hình
Trạng thái hóa đơn Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo trạng thái hóa đơn
Nhóm Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo nhóm
Chọn phòng ban Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo phòng ban
NCC Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo NCC
Loại tour Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo loại tour
NVĐH/ Duyệt Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo NVĐH/Duyệt
TT thanh toán Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo thanh toán
Số lượng Cho phép người dùng chọn số lượng bản ghi hiển trên 1 trang

Tính năng Mô tả
Bộ lọc theo thị trường Cho phép người dùng lọc danh sách tour theo thị trường cụ thể

Trạng thái Mô tả
Tất cả Bộ đểm + lọc tổng số tour (bao gồm tất cả các trạng thái)
Chưa chi hết Bộ đếm + lọc tất cả các tour chưa chi hết
Chưa thu hết Bộ đếm + lọc tất cả các tour chưa thu hết
3. Export
3.1. Export đơn hàng

B1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo Ngày khởi hành, Ngày kết thúc,...)

B2: Click button [Export đơn hàng]

Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel đúng như các tour hiển thị ở màn list đơn hàng

3.2. Export Kế toán

B1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo Ngày khởi hành, Ngày kết thúc,...)

B2: Click button [Export kế toán]

Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel phiếu thu-chi của các tour hiển thị ở màn list đơn hàng

3.3. Export DSDV

B1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo Ngày khởi hành, Ngày kết thúc,...)

B2: Click button [Export DSDV]

Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel các dịch vụ được sử dụng của các tour hiển thị ở màn list đơn hàng