Quản lý tour GIT Tour GIT: là loại hình sản phẩm bán tour thiết kế riêng 1. Màn hình tổng quan Tổng số tour GIT Tổng số tour ở trạng đang chạy Tổng số tour ở trạng sắp chạy Tổng số tour ở trạng hoàn thành Tổng số tour ở trạng hủy 2. Các bộ lọc Tính năng Mô tả Mã, Tên tour Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tên tour, mã tour. Ngày khởi hành, Ngày kết thúc, Ngày tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo ngày khởi hành, ngày kết thúc, ngày tạo tour. Tình trạng Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tên tình trạng tour. CTV Cho phép người dùng lọc theo CTV (Cộng tác viên). Chi nhánh Cho phép người dùng lọc theo chi nhánh. Trạng thái hoa hồng Cho phép người dùng lọc theo trạng thái hoa hồng. Loại hình Cho phép người dùng lọc theo loại hình tour. Trạng thái hóa đơn Cho phép người dùng lọc theo trạng thái hóa đơn. Ngày thanh toán Cho phép người dùng lọc theo ngày thanh toán. TT thanh toán Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tình trạng thanh toán tour. Chọn phòng ban Cho phép người dùng tìm kiếm theo phòng ban. Sắp xếp Cho phép người dùng sắp xếp theo ngày đóng chỗ, khởi hành, giá tăng hoặc giảm dần. NVDH, Duyệt Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo NVDH (Nhân viên điều hành) hoặc người duyệt. Người tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo người tạo tour. NCC Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo các NCC (Nhà cung cấp). Nguồn khách hàng Cho phép người dùng tìm kiếm theo nguồn khách hàng. Tính năng Mô tả Bộ lọc theo thị trường Cho phép người dùng lọc danh sách tour theo thị trường cụ thể. Trạng thái Mô tả Tất cả Bộ đếm + lọc tổng số tour (bao gồm tất cả các trạng thái). Sắp chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "sắp chạy". Đang chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "đang chạy". Hoàn thành Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "hoàn thành". Hủy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "hủy". Chưa chi hết Bộ đếm + lọc tổng số tour chưa chi hết. Chưa thu hết Bộ đếm + lọc tổng số tour chưa thu hết. 3. Tạo Tour B1: Click [Tạo tour] B2: Nhập đầy đủ thông số các phần a, b, c, d B3: Click [Lưu] a. Thông tin tour Trường Loại dữ liệu Mặc định/Hành vi Mã hệ thống Tự động Hệ thống tự gen, không nhập được. Mã tour Tùy chọn Người dùng có thể nhập hoặc bỏ trống (nếu bỏ trống, mã tour sẽ lấy theo mã hệ thống). Mã giữ chỗ Tự động Hệ thống tự random. Lịch trình Bắt buộc Người dùng bắt buộc nhập thông tin. Nhóm Tùy chọn Mặc định là "Khác". Người dùng có thể chọn nhóm. Ngày đặt tour Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn. Ngày thanh toán Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn. Ngày đi Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn. Ngày về Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn. Ngày tạo Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn. TT tour Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn. Loại hình Tùy chọn Mặc định là "Khác". Người dùng có thể chọn loại hình. Tỷ giá Tùy chọn Mặc định là VND. Người dùng có thể chọn tỷ giá khác. Người tạo Tùy chọn Mặc định là người tạo tour. Người dùng có thể chọn nhân viên khác. TK Tùy chọn Có thể không chọn. Chi nhánh Tùy chọn Mặc định là chi nhánh của người tạo. Người dùng có thể chọn chi nhánh khác. b. Thông tin người đặt tour Trường thông tin Mô tả Tìm khách hàng Có thể search nhanh bằng cách tìm tên hoặc số điện thoại nếu khách đã có trong kho data hoặc click button để mở popup để tạo khách hàng Đại lý TA Chọn đại lý TA của khách Nhân viên điều hành Gắn nhân viên điều hành để cùng nhìn thấy đơn hàng Ghi chú Ghi chú đơn hàng File Gắn file hồ sơ khách hàng c. Phần thu Trường thông tin Mô tả Nội dung Đầu mục thu Đơn giá Đơn giá của đầu mục thu Tỷ giá Mặc định 1 -VND Số lượng Số lượng VAT VAt của đầu mục thu Chức năng Xóa và thêm đầu mục thu d. Phần chi Trường thông tin Mô tả Dịch vụ sales Chỉ mang tính chất dự kiến và không tính doanh thu/ chi phí đơn (Có thể coppy dự trù từ tour khác) Dịch vụ điều hành Dịch vụ chính để tính doanh thu/ chi phí đơn hàng (Có thể coppy dự trù từ tour khác hoặc coppy từ dịch vụ sales) B1: Click dấu + vàng B2: Chọn NCC B3: Chọn dịch vụ con Tổng chi dự kiến = (Số lượng * số lượt * tỷ giá * Giá NET + phụ thu) * ( 1 + VAT/100) Các bước chọn NCC cho dịch vụ sales và điều hành Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ: Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh Bước 4: Click để thêm dịch vụ Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó 4. Sửa Tour B1: Click vào 1 tour cần sửa B2: Click [Sửa tour] B3: Nhập các thông tin cần sửa B4: Click [Lưu] 5. Xóa Tour B1: Click vào 1 tour cần xóa B2: Click [Xóa tour] B3: Click [Thực hiện] 6. Export B1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo ngày KH, Ngày kết thúc, ...) B2: Click [Export] Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel đúng như các tour hệ thống hiển thị ở list danh sách) 7. Hiển thị dạng xem Có thể xem theo dạng list khi click hoặc dạng calendar khi click 8. List danh sách Trường thông tin Mô tả Mã hệ thống Gen ra từ hệ thống ở cài đặt chung Mã tour Fill theo mã tour đã nhập form tạo tour hoặc bỏ trống sẽ lấy mã hệ thống Lịch trình Fill theo lịch trình tour đã nhập form tạo tour Lịch khởi hành Fill theo ngày khởi hàng và ngày kết thúc tour đã nhập trong form tạo mới Khách hàng Fill theo thông tin khách đã nhập trong form tạo tour Tổng thu Lấy tổng thu dự kiến form tạo tour Thực thu Tổng tiền phiếu thu được duyệt Còn thiếu Tổng thu - Thực thu Tổng chi Lấy theo tổng chi dự kiến form tạo mới Đã chi Tổng tiền phiếu chi được duyệt. Còn thiếu Tổng chỉ - Thực chi Lợi nhuận Tổng thu - Tổng chi Trạng thái Bắt theo TT tour form tạo mới Người tạo Fill theo người tạo form tạo mới NV điều hành Fill theo NV điều hành form tạo mới Chốt hoa hồng Bắt theo trạng thái chốt hoa hồng 9. Chức năng Chức năng Xuất phiếu thu B1: Click [Xuất phiếu thu] B2: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết B3: Click [Lưu] Sau khi click hệ thông sẽ hiển thị màn dưới Trường thông tin Mô tả Tên phiếu thu Bắt theo tên tour, người dùng có thể đổi tên phiếu này. Mã phiếu thu Bắt theo cấu hình "Mã tour_No.1". Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán. Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn. Loại phiếu thu Bắt buộc chọn. Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn. Người theo dõi Không bắt buộc. Thông tin người đóng tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin khách hàng đặt tour. Tổng tiền = (Số lượng NL * giá NL + phụ thu - giảm giá) + (Số lượng trẻ em * giá trẻ em + phụ thu - giảm giá) + (Số lượng trẻ nhỏ * giá trẻ nhỏ + phụ thu - giảm giá). Đã thu = Tổng tiền phiếu thu được duyệt. Số tiền thu Người dùng nhập số tiền cần thu của khách. Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã thu - Số tiền thu. Chức năng xuất phiếu chi B1: Chọn 1 tour cần xuất phiếu chi B2: Click [Chức năng] B3: Click [Xuất phiếu chi] Sau khi click [Xuất phiếu chi] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình: Trường thông tin Mô tả Tên phiếu chi Fill từ tên tour, người dùng có thể sửa. Mã phiếu chi Fill theo "Mã tour_giờ, phút, giây_No.1, ...". Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán. Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn. Loại phiếu thu Bắt buộc chọn. Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn. Người theo dõi Không bắt buộc. Thông tin người nhận tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin NCC. Tổng tiền = Tổng chi của NCC. Đã chi = Tổng tiền phiếu chi được duyệt. Số tiền chi Người dùng nhập số tiền cần chi cho khách. Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã chi - Số tiền chi. Chức năng xem phiếu điều hành dịch vụ B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ B2: Click [Chức năng] B3: Click [Phiếu điều hành dịch vụ] Sau khi click [Phiếu điều hành dịch vụ] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel điều hành dịch vụ Chức năng Bàn giao hướng dẫn viên B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ B2: Click [Chức năng] B3: Click [Bàn giao hướng dẫn viên] Sau khi click [Bàn giao hướng dẫn viên] hệ thống sẽ tải xuống 1 file word bàn giao hướng dẫn viên Chức năng Chiết tính tour B1: Chọn 1 tour xem chiết tính tour B2: Click [Chức năng] B3: Click [Chiết tính tour] Sau khi click [Chiết tính tour] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel chiết tính tour Các nút chức năng màn xem chi tiết đơn hàng Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống : Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn: + Tiếng Anh + Tiếng Việt Hợp đồng dịch vụ Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt Yêu cầu hoá đơn Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu đề nghị thanh toán gửi cho Khách hàng Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,... - Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email ) Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng Export Chiết tính tour Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng -> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán) Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng -> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán) Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC 10. Chốt quyết toán B1: Click vào 1 tour cần chốt quyết toán B2: Click [Chốt quyết toán] Sau khi chốt quyết toán thì tour sẽ không được phép sửa xóa.