# Quản lý Booking phòng
*Booking phòng : là loại hình sản phẩm bán các dịch vụ lẻ ( Phòng) cho khách hàng lẻ. Đối với các sản phẩm này thì doanh nghiệp nên quản lý tại mục Booking phòng*
**Truy cập: Menu → Quản lý Booking → Booking Phòng**
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735291035026.png)
**Truy cập: Menu → Đơn hàng → LandTour/Combo**
###### **1. Thêm mới**
Ấn **Tạo mới**[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735291119546.png) để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735291160455.png)
Các trường thông tin nhập như sau :
**- Lưu ý**: Các trường đánh (*) là các trường bắt buộc
###### **1.1. Thông tin Booking:**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ |Mô tả |
|-------|-------|-------|
| Mã hệ thống| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735291236316.png) | - Nếu không nhập dữ liệu -> Hệ thống tự tạo mã
- Nếu nhập Mã hệ thống -> Hệ thống lưu giá trị nhập|
|Mã tour| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735291401393.png)| Khi khách sạn trả mã code có thể cập nhật mã code phòng cho booking tại ô nhập Mã Tour |
|Nhóm/ Thị trường|[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010039325.png) | Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê |
| Ngày đặt Tour | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010229795.png)| Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt |
| Ngày thanh toán | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010253471.png) | Là Ngày **dự kiến** khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng |
| Ngày đi - Ngày về | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010308612.png) [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010320143.png) |Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ. |
| Tour Guide| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010564014.png) |Lựa chọn Hướng Dẫn Viên đi tour |
###### **1.2. Thông tin Khách hàng:**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|-------|-------|-------|
| Thômg tin khách hàng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735010859175.png) |**- Đối với Khách hàng đã có trong kho Data**: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
**- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng** : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này|
| Nhân viên điều hành| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735012420534.png)|Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô **Nhân viên điều hành** để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng |
| File “ Chọn tệp” | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735012613149.png)|Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng |
|Chọn “ Người duyệt” | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735531816983.png)|Đối với Booking cần người duyệt booking -> Chọn người duyệt Booking |
| File “ Chọn tệp” |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735531906958.png) |Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng |
###### **1.3. Điều hành dịch vụ :**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| Dịch vụ Sales (Dự trù tour) | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013241939.png) | Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab **Dịch vụ Sale** chỉ mang tính chất **dự kiến** và **không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng** |
| Dịch vụ điều hành | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013302476.png) | Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab **Dịch vụ Điều hành** là các dịch vụ chính thức **được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng** |
###### **1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:**
**Bước 1:** Click chuột vào [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013508877.png) để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013570923.png)
**Bước 2:** Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013735983.png)
**Bước 3:** Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ.
Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013838390.png)
**Bước 4:** Click [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735013944577.png) để thêm dịch vụ
###### **1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| Tạo nhanh Nhà cung cấp | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735014969203.png) | Click vào nút **Tạo nhà cung cấp** để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp |
| Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015062781.png) | Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó |
###### **1.4. Điều khoản và lưu ý:**
Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi **tạo đơn thuế** cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì **Sales + Điều hành dịch vụ** có thể thêm nhanh tại ô **Điều khoản và lưu** ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.
Click chuột vào tab **Điều khoản & Lưu ý** -> Click vào [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015333903.png) để mở ra bảng điền thông tin:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015408492.png)
=> Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735532449962.png)
- Tại đây chọn **VN** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015451017.png) -> khi điền thông tin File **Xác nhận dịch vụ** sẽ hiển thị Tiếng Việt
- Chọn **EN** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735015603306.png) -> khi điền thông tin File **Xác nhận dịch vụ** sẽ hiển thị Tiếng Anh
###### **2. Quản lý danh sách Booking**
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735532744551.png)
###### **2.1. Thông số thống kê đầu trang**
- Thông số thống kê đầu trang số liệu sẽ theo trạng thái tour: [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735542939410.png)
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735542427085.png)
| Trường thông tin |Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|----------|----------|----------|
| Tổng đơn hàng| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735542589443.png) | Tổng số Booking tạo trên hệ thống |
| Quỹ ôm |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735542603922.png) |Tổng số Booking đang ở trạng thái **Quỹ ôm** |
| Đang booking |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735542622462.png) | Tổng số Booking đang ở trạng thái **Đang Booking** |
|Đặt phòng |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735542633679.png)| Tổng số Booking đang ở trạng thái **Đặt phòng** |
| Hoàn thành| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735542645679.png)| Tổng số Booking đang ở trạng thái **Hoàn thành** |
###### **2.2. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách**
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| Tìm kiếm | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024292468.png) | Gõ: Mã đơn Booking, Tên Booking, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn |
| Ngày khởi hành | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024324858.png) | Lọc toàn bộ các Tour có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn |
| Ngày kết thúc |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024425421.png) | Lọc toàn bộ các Tour có ngày kết thúc theo lựa chọn mong muốn |
| Tình trạng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024346452.png) | Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi |
| Ngày tạo phiếu |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735533187179.png) | Lọc đơn hàng theo thời gian tạo đơn |
| CTV | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024438279.png) | Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng) |
| Trạng thái hoa hồng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024559184.png) | Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales |
| Loại hình | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024569791.png) | Lọc theo loại hình tour. VD: Nội địa. Inbound, Outbound,... |
| Người tạo | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024449924.png) | Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà |
| Chi nhánh | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024459845.png) |Lựa chọn đơn hàng theo **Chi nhánh** , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra |
| Nhóm | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024470264.png) | Lọc đơn hàng theo nhóm |
| Trạng thái hoá đơn | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024479082.png) |Lọc các đơn hàng đã được note **Xuất hóa đơn** |
| Ngày thanh toán | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024489498.png) | Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn |
| TT thanh toán |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024498859.png) | Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết |
| Chọn phòng ban | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024511982.png) | Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống |
| NCC | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024521127.png) | Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng |
| NVĐH/ Duyệt |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024533451.png) | Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn |
| Nguồn khách hàng | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735024543157.png) | Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn |
###### **2.3. Export Booking**
Click vào nút [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735533598515.png) để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên
###### **2.4. Hiển thị dạng xem**
| STT | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|---------|---------------|---------|
| 1 | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735029959566.png) | - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735029826891.png) để xem lịch của các **tháng trước** hoặc **tháng tiếp theo**
+ Click vào tên [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735029923204.png) để xem chi tiết Booking
|
| 2 | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735030081659.png) | Xem đơn hàng dạng list |
###### **3. Sửa/ Xoá**
Để **Sửa/ Xoá** các trường thông tin của Booking, thực hiện theo các bước sau:
**Bước 1:** Tại màn list đơn hàng Click vào tên **Mã hệ thống** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735533749233.png) -> hiển thị popup xem chi tiết đơn hàng:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735533795417.png)
**Bước 2:** Click nút **Sửa** để thực hiện sửa Booking (hoặc **Xoá** để thực hiện xoá Booking)
**Lưu ý**:
- Chức năng Sửa/ Xoá được set theo phân quyền
- Để xoá được Booking thì đơn đó phải: không có phát sinh phiếu thu/ chi
- Đối với booking -> phải thực hiện duyệt booking thì số liệu mới được cập nhật trong các báo cáo tại Module **Báo cáo hệ thống**
**Bước 3**: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click **Cập nhật** để lưu lại chỉnh sửa:
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735110782035.png)
###### **4. Các nút chức năng màn xem chi tiết Booking**
Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên **Mã hệ thống** :
[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735534077034.png)
| Trường thông tin | Hình ảnh minh hoạ | Mô tả |
|----------|----------|----------|
| Xác nhận dịch vụ | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289155682.png) | Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt |
| Hợp đồng dịch vụ |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289234014.png) |- Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt |
| Yêu cầu hoá đơn |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289245988.png) [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735534458636.png) |- Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh |
| Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT)|[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289256368.png) | Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng |
| Gửi email đơn hàng |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289266631.png) | Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng |
| Tạo lịch nhắc |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289277180.png) |- Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email ) |
| Export phiếu điều hành dịch vụ |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289290980.png) | Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng |
| Export Chiết tính tour |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289297449.png) | |
| Xuất phiếu chi| [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289349437.png) |Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán) |
| Xuất phiếu thu |[](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289303318.png) |Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán) |
| Gửi email NCC | [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735289343430.png) | Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC |
**Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click** [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735290622860.png) ở màn list đơn hàng: [](https://docs.mistudio.asia/uploads/images/gallery/2024-12/image-1735534592868.png)