Tourkit- Hướng dẫn sử dụng Phòng Điều Hành

Các chức năng và thao tác dành cho phòng Điều Hành

Quản lý thông tin Nhà Cung Cấp

Quản lý thông tin Nhà Cung Cấp

Tạo Nhà Cung Cấp

1. Cấu hình Nhà cung cấp
1.1. Cấu hình loại dịch vụ NCC
1.2. Cấu hình Class Hotel
1.3. Cấu hình Dòng khách sạn
2. Nhà cung cấp

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo Tạo thông tin nhà cung cấp / thông tin dịch vụ nhà cung cấp khách sạn đó
Nhập excel Import danh sách nhà cung cấp từ excel ( Tải mẫu )
Xuất excel Export danh sách nhà cung cấp
( Có thể export theo các trường tìm kiếm)
Xem chi tiết Xem chi tiết thông tin nhà cung cấp
Cập nhật Cập nhật thông tin nhà cung cấp
Xoá Xoá nhà cung cấp
Thay đổi trạng thái - Thay đổi trạng thái nhà cung cấp
- Hoạt động/Dừng hoạt động
- ( Nhà cung cấp dừng hoạt động bị đẩy xuống cuối danh sách và bị ẩn khi chọn dịch vụ ở các đơn)
Xem công nợ Xem công nợ nhà cung cấp
2.1. Tạo NCC

Chọn nút chức năng để mở form nhập thông tin nhà cung cấp khách sạn:

Lưu ý:

Lưu ý: riêng ở NCC Khách sạn có thêm Allotment (Quỹ phòng) -> điền thêm các trường thông tin mục (4) nếu setup Quỹ phòng - Tham khảo Module Quỹ phòng

2.2. Import Nhà cung cấp
Chức năng Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Với Khách sạn/ Voucher chọn Class Hotel/ Dự án Tạo thông tin nhà cung cấp / thông tin dịch vụ nhà cung cấp khách sạn đó
Tải file import Click trên popup để tải file mẫu
Chọn tệp Chọn file thông tin nhà cung cấp cần import
Thực hiện cập nhật file lên phần mềm Chọn Thực hiện để cập nhật file lên pm

Lưu ý file import:

2.3. Export Nhà cung cấp

Chọn chức năng để xuất thông tin nhà cung cấp

2.4. Xem chi tiết Nhà cung cấp

2.5. Cập nhật

Tại màn chi tiết chọn để cập nhật thông tin nhà cung cấp

2.6. Xoá

Tại màn chi tiết chọn để xoá thông tin nhà cung cấp

2.7. Thay đổi trạng thái

Tại màn danh sách nhà cung cấp chọn tại cột tình trạng để thay đổi tình trạng nhà cung cấp

Quản lý thông tin Nhà Cung Cấp

Theo dõi công nợ Nhà Cung Cấp

Quản lý đơn hàng

Quản lý đơn hàng

Quản lý tour FIT

1. Màn hình tổng quan

Tổng số tour FIT

Tổng số tour ở trạng đang chạy

Tổng số tour ở trạng sắp chạy

Tổng số tour ở trạng hoàn thành

Tổng số tour ở trạng hủy

2. Các bộ lọc

Trường thông tin Mô tả
Mã, Tên tour Tìm kiếm nhanh theo tên tour, mã tour.
Ngày khởi hành Tìm kiếm nhanh theo ngày khởi hành.
Ngày kết thúc Tìm kiếm nhanh theo ngày kết thúc.
Ngày tạo Tìm kiếm nhanh theo ngày tạo tour.
Tình trạng Tìm kiếm nhanh theo tên tình trạng tour.
TT thanh toán Tìm kiếm nhanh theo tình trạng thanh toán tour.
Sắp xếp Tìm kiếm và sắp xếp theo ngày đóng chỗ, ngày khởi hành, giá tăng, giá giảm dần.
NVDH, Duyệt Tìm kiếm nhanh theo NVDH (Nhân viên điều hành), người duyệt.
Người tạo Tìm kiếm nhanh theo người tạo tour.
Loại hình Tìm kiếm nhanh theo loại hình tour.
NCC Tìm kiếm nhanh theo các nhà cung cấp (NCC).

Trường thông tin Mô tả
Bộ lọc theo thị trường Cho phép người dùng lọc theo các thị trường cụ thể.

Trạng thái Mô tả
Tất cả Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT (bao gồm tất cả các trạng thái).
Sắp chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "sắp chạy".
Đang chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "đang chạy".
Hoàn thành Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "hoàn thành".
Hủy Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT đang trong trạng thái "hủy".
Còn chỗ Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT còn chỗ.
Hết chỗ Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT hết chỗ.
Chưa chi hết Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT chưa chi hết.
Chưa thu hết Bộ đếm + lọc tổng số tour FIT chưa thu hết.

3. Tạo Tour

B1: Click [Tạo tour]

B2: Nhập đầy đủ thông số các phần a, b, c

B3: Click [Lưu]

a. Thông tin tour

Trường thông tin Mô tả
Mã tour Tự gen từ hệ thống hoặc người dùng có thể tự nhập tay.
Tên tour Bắt buộc nhập, không được bỏ trống và không giới hạn ký tự.
Hành trình bay Không bắt buộc, không giới hạn ký tự.
Nhóm Hệ thống mặc định "Khác", người dùng có thể chọn nhóm.
Khởi hành, Ngày về Bắt buộc chọn.
Loại hình Hệ thống mặc định "Khác", người dùng có thể tự chọn loại hình.
Tỷ giá Hệ thống mặc định VND, người dùng có thể chọn tỷ giá.
Nhân viên điều hành Có thể để trống hoặc người dùng có thể chọn nhiều nhân viên điều hành.

b. Thời gian nhận chỗ

Trường thông tin Mô tả
Số chỗ nhận Bắt buộc và số chỗ nhận >= 1.
Giá tour Bắt buộc và giá tour >= 0.
Giảm giá Có thể bỏ trống.
Giá NL Giá Tour - Giảm giá, Giá NL có thể nhập.
Giá trẻ em, trẻ nhỏ Tính theo số % của giá NL.
Thời gian giữ chỗ Người dùng set thời gian giữ chỗ, sau đó nhóm khách không xác nhận sẽ bị xóa khỏi tour.
Thời gian nhận chỗ, Thời gian đóng chỗ Người dùng có thể chọn ngày nhận chỗ và ngày đóng chỗ, khi hết thời gian nhận chỗ hệ thống sẽ không cho phép người dùng thêm nhóm khách.
Trạng thái Bắt buộc chọn.
Phương tiện Bắt buộc chọn.
Hành trình đi, hành trình về Có thể chọn.
Điểm đón, điểm trả Bắt buộc chọn.
Hạn visa Có thể bỏ trống.

c. Dự toán dịch vụ

Dự toán dịch vụ có thể coppy từ các tour FIT khác

B1: Click dấu + vàng

B2: Chọn NCC

B3: Chọn dịch vụ con

4. Tạo tour hàng loạt

Trường thông tin Mô tả
Sản phẩm mẫu Bắt buộc chọn 1 sản phẩm mẫu từ các tour đã có sẵn.
Coppy dự toán Bắt buộc chọn 1 tour từ các tour đã có sẵn để coppy dự toán.
Số ngày Để tính được ngày kết thúc tour = Ngày bắt đầu + Số ngày. Ví dụ: Ngày KH là 11/03/2024, điền số ngày = 5, thì ngày Kết thúc là 16/03/2024.
Số chỗ Bắt buộc chọn số chỗ.
Nhân viên điều hành Bắt buộc chọn Nhân viên điều hành (NVDH).
Khoảng thời gian áp dụng Chọn khoảng thời gian áp dụng để tạo tour hàng loạt.
Lặp lại vào Bắt buộc chọn, khi tick các thứ trong tuần, sẽ tạo tour vào các ngày trong tuần đó trong khoảng thời gian đã chọn.
Số ngày đóng chỗ trước KH = Ngày khởi hành - số ngày đóng chỗ trước.

Ví dụ: Tạo tour hàng loạt chọn khoảng thời gian áp dụng từ ngày 18/12/2024 - 25/12/2024, chọn ngày lặp lại là thứ tư. Hệ thống sẽ mặc định thứ tư trong khoảng thời gian này sẽ sinh ra tour. Từ 18/12/2024 - 25/12/2024 sẽ lặp lại 2 tour (Do thứ tư vào ngày 18 và ngày 25) và chính 2 ngày này là ngày khởi hành. Sau đó người dùng nhập số ngày để tính được ngày kết thúc (Ngày kết thúc = Ngày khởi hành + Số ngày người dùng vừa nhập). Cuối cùng người dùng nhập số ngày đóng chỗ trước thời gian khởi hành để tính được thời gian đóng chỗ (Thời gian đóng chỗ = Ngày khởi hành - Số ngày đóng chỗ trước KH)

5. Sửa Tour

B1: Click vào 1 tour cần sửa

B2: Click [Sửa tour]

B3: Nhập các thông tin cần sửa

B4: Click [Lưu]

6. Xóa Tour

B1: Click vào 1 tour cần xóa

B2: Click [Xóa tour]

B3: Click [Thực hiện]

7. Export

B1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo ngày KH, Ngày kết thúc, ...)

B2: Click [Export]

Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel đúng như các tour hệ thống hiển thị ở list danh sách)

8. Lịch cho đại lý, Lịch cho khách

Lịch cho đại lý chỉ share được cho những tài khoản là đại lý

Lịch cho khách có thể share public

9. Danh sách giữ chỗ

Danh sách giữ chỗ giúp người dùng có thể theo dõi công nợ của từng nhóm khách

Ở màn này có thể lọc theo các điều kiện "Ngày KH, Nhân viên phụ trách, Đại lý, phòng ban, ..."

10. List danh sách

Trường thông tin Mô tả
Mã tour Bắt theo mã tour tạo trong phần a. Tạo tour.
Tên tour Bắt theo tên tạo trong phần a. Tạo tour.
Ngày khởi hành Bắt theo ngày khởi hành trong phần a. Tạo tour.
Giá Bắt theo giá tour trong phần b. Tạo tour.
Hoa hồng Bắt theo hoa hồng trong phần b. Tạo tour.
Tổng Bắt theo số chỗ nhận trong phần b. Tạo tour.
Giữ chỗ Bắt theo số lượng giữ chỗ (Chưa xác nhận chỗ hoặc chưa có phiếu thu).
Đã bán Bắt theo số lượng đã bán (Đã xác nhận chỗ hoặc có phiếu thu).
Còn lại = Giữ chỗ - Đã bán.
Ngày đóng chỗ Bắt theo thời gian đóng chỗ trong phần b. Tạo tour.

a. Chức năng giữ chỗ

B1: Click [Giữ chỗ]

B2: Sau khi click [Giữ chỗ] Hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình như ảnh dưới

Thêm nhân viên người dùng có thể chọn nhân viên để sale tour

Thêm khách hàng người dùng có thể ghép nhóm khách vào tour

List danh sách khách hàng giữ chỗ

Trường thông tin Mô tả
Khách hàng Tên khách hàng được ghép vào giữ chỗ.
Ngày đặt Bắt theo thời gian giữ chỗ của khách.
Ngày đóng chỗ Bắt theo thời gian đóng chỗ trong phần b. Tạo tour.
Sales phụ trách Bắt theo nhân viên sale giữ chỗ khách đó.
Trạng thái Giữ chỗ (Đối với tour set thời gian giữ chỗ), Giữ chỗ không nhả (Sale đã click xác nhận chỗ), Đặt cọc (Đã có phiếu thu), Đã thanh toán (Đã thanh toán hết 100% tổng thu).

Chức năng Xác nhận dịch vụ, Link hợp đồng

Click vào 2 chức năng , sẽ show ra bảng SmartLink:

Xác nhận dịch vụ

Chức năng Xuất phiếu thu

B1: Click [Xuất phiếu thu]

B2: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết

B3: Click [Lưu]

Sau khi click hệ thông sẽ hiển thị màn dưới

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu thu Bắt theo tên tour, người dùng có thể đổi tên phiếu này.
Mã phiếu thu Bắt theo cấu hình "Mã tour_No.1".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người đóng tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin khách hàng đặt tour.
Đã thu = Tổng tiền phiếu thu được duyệt.
Số tiền thu Người dùng nhập số tiền cần thu của khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã thu - Số tiền thu.

Chức năng Hoàn tiền

B1: Click [Hoàn tiền]

B2: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết

B3: Click [Lưu]

Sau khi click hệ thống sẽ hiển thị màn dưới đây:

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu chi Bắt buộc nhập.
Mã phiếu chi Gen theo mã cấu hình hệ thống.
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người nhận tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin khách hàng đặt tour.
Đã chi = Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Số tiền chi Người dùng nhập số tiền cần chi cho khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã chi - Số tiền chi.

Chức năng Xóa

B1: Click [Xóa]

B2: Click [Thực hiện]

Chức năng Sửa

B1: Click [Sửa]

B2: Nhập đầy đủ thông tin cần sửa

B3: Click [Lưu]

Chức năng xem danh sách thành viên

B1: Click [Xem danh sách thành viên]

Sau khi click [Xem danh sách thành viên] hệ thống di chuyển đến màn hình:

B2: Người dùng có thể xem hoặc tải xuống file excel bằng cách click [Tải xuống danh sách]

Chức năng chuyển tour

B1: Click [Chuyển tour]

Sau khi click [Chuyển tour] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình B2: Chọn và nhập đầy đủ thông tin

B3: Click [Lưu]

Trường thông tin Mô tả
Chuyển tour Bắt buộc chọn (Chọn tour người dùng muốn chuyển).
Mã tour Bắt theo mã tour người dùng muốn chuyển.
Tên tour Bắt theo tên tour người dùng muốn chuyển.
Ngày đi, ngày về Bắt theo ngày đi và ngày về người dùng muốn chuyển.
Chọn nhân viên Bắt buộc chọn.

Lưu ý: Sale phải có trong danh sách được bán chỗ

Tour mới không ở trạng thái hủy

Tour mới còn đủ chỗ

Tour mới còn thời gian nhận chỗ

Chức năng hủy chỗ

B1: Click [Hủy chỗ]

Sau khi click [Hủy chỗ] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình [

B2: Chọn và nhập đầy đủ thông tin

B3: Click [Tạo phiếu hoàn tiền]

Sau khi click [Tạo phiếu hoàn tiền] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình như chức năng hoàn tiền

Trường thông tin Mô tả
Tên tour Bắt theo tên tour khách đã đặt.
Khởi hành, ngày về Bắt theo ngày khởi hành và ngày về của tour khách đã đặt.
Thông tin khách hàng Fill theo tên khách hàng đã đặt tour.
Lý do hủy tour Không bắt buộc.
Số tiền hoàn Bắt buộc nhập.
Còn lại = Khoản đã cọc - Số tiền hoàn.

b. Chức năng xem danh sách nhóm khách tương tự như chức năng Giữ chỗ

c. Chức năng tải xuống danh sách thành viên

B1: Click [Tải xuống danh sách thành viên]

Sau khi click [Tải xuống danh sách thành viên] hệ thống di chuyển đến màn hình:

B2: Người dùng có thể xem hoặc tải xuống file excel bằng cách click [Tải xuống danh sách]

d. Các chức năng khác

Chức năng sao chép tour

B1: Chọn 1 tour cần sao chép

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Sao chép tour]

Sau khi click [Sao chép tour] hệ thống di chuyển đến màn hình như màn hình tạo tour FIT. Hệ thống sẽ sao chép tất cả các thông tin y hệt giống tour cũ (trừ phần dịch vụ dự toán)

Chức năng xuất phiếu chi

B1: Chọn 1 tour cần xuất phiếu chi

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Xuất phiếu chi]

Sau khi click [Xuất phiếu chi] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình:

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu chi Fill từ tên tour, người dùng có thể sửa.
Mã phiếu chi Fill theo "Mã tour_giờ, phút, giây_No.1, ...".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người nhận tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin NCC.
Tổng tiền = Tổng chi của NCC.
Đã chi = Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Số tiền chi Người dùng nhập số tiền cần chi cho khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã chi - Số tiền chi.

Chức năng xem phiếu điều hành dịch vụ

B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Phiếu điều hành dịch vụ]

Sau khi click [Phiếu điều hành dịch vụ] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel điều hành dịch vụ

Chức năng Bàn giao hướng dẫn viên

B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Bàn giao hướng dẫn viên]

Sau khi click [Bàn giao hướng dẫn viên] hệ thống sẽ tải xuống 1 file word bàn giao hướng dẫn viên

Chức năng Chiết tính tour

B1: Chọn 1 tour xem chiết tính tour

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Chiết tính tour]

Sau khi click [Chiết tính tour] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel chiết tính tour

Chức năng Phiếu khảo sát tự động

B1: Chọn 1 tour gửi cho khách hàng đánh giá

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Phiếu khảo sát tự động]

Sau khi click [Phiếu khảo sát tự động] hệ thống sẽ di chuyển đến Phiếu khảo sát tự động. Ở Phiếu khảo sát tự động này người dùng có thể gửi cho khách để khách có thể đánh giá tour theo nhiều tiêu chí.

11. Chốt quyết toán

B1: Click vào 1 tour cần chốt quyết toán

B2: Click [Chốt quyết toán]

Sau khi chốt quyết toán thì tour sẽ không được phép sửa xóa.

Quản lý đơn hàng

Quản lý tour GIT

Tour GIT: là loại hình sản phẩm bán tour thiết kế riêng

1. Màn hình tổng quan

Tổng số tour GIT

Tổng số tour ở trạng đang chạy

Tổng số tour ở trạng sắp chạy

Tổng số tour ở trạng hoàn thành

Tổng số tour ở trạng hủy

2. Các bộ lọc

Tính năng Mô tả
Mã, Tên tour Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tên tour, mã tour.
Ngày khởi hành, Ngày kết thúc, Ngày tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo ngày khởi hành, ngày kết thúc, ngày tạo tour.
Tình trạng Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tên tình trạng tour.
CTV Cho phép người dùng lọc theo CTV (Cộng tác viên).
Chi nhánh Cho phép người dùng lọc theo chi nhánh.
Trạng thái hoa hồng Cho phép người dùng lọc theo trạng thái hoa hồng.
Loại hình Cho phép người dùng lọc theo loại hình tour.
Trạng thái hóa đơn Cho phép người dùng lọc theo trạng thái hóa đơn.
Ngày thanh toán Cho phép người dùng lọc theo ngày thanh toán.
TT thanh toán Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo tình trạng thanh toán tour.
Chọn phòng ban Cho phép người dùng tìm kiếm theo phòng ban.
Sắp xếp Cho phép người dùng sắp xếp theo ngày đóng chỗ, khởi hành, giá tăng hoặc giảm dần.
NVDH, Duyệt Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo NVDH (Nhân viên điều hành) hoặc người duyệt.
Người tạo Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo người tạo tour.
NCC Cho phép người dùng tìm kiếm nhanh theo các NCC (Nhà cung cấp).
Nguồn khách hàng Cho phép người dùng tìm kiếm theo nguồn khách hàng.

Tính năng Mô tả
Bộ lọc theo thị trường Cho phép người dùng lọc danh sách tour theo thị trường cụ thể.

Trạng thái Mô tả
Tất cả Bộ đếm + lọc tổng số tour (bao gồm tất cả các trạng thái).
Sắp chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "sắp chạy".
Đang chạy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "đang chạy".
Hoàn thành Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "hoàn thành".
Hủy Bộ đếm + lọc tổng số tour đang trong trạng thái "hủy".
Chưa chi hết Bộ đếm + lọc tổng số tour chưa chi hết.
Chưa thu hết Bộ đếm + lọc tổng số tour chưa thu hết.

3. Tạo Tour

B1: Click [Tạo tour]

B2: Nhập đầy đủ thông số các phần a, b, c, d

B3: Click [Lưu]

a. Thông tin tour

Trường Loại dữ liệu Mặc định/Hành vi
Mã hệ thống Tự động Hệ thống tự gen, không nhập được.
Mã tour Tùy chọn Người dùng có thể nhập hoặc bỏ trống (nếu bỏ trống, mã tour sẽ lấy theo mã hệ thống).
Mã giữ chỗ Tự động Hệ thống tự random.
Lịch trình Bắt buộc Người dùng bắt buộc nhập thông tin.
Nhóm Tùy chọn Mặc định là "Khác". Người dùng có thể chọn nhóm.
Ngày đặt tour Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày thanh toán Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày đi Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày về Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Ngày tạo Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
TT tour Bắt buộc Người dùng bắt buộc chọn.
Loại hình Tùy chọn Mặc định là "Khác". Người dùng có thể chọn loại hình.
Tỷ giá Tùy chọn Mặc định là VND. Người dùng có thể chọn tỷ giá khác.
Người tạo Tùy chọn Mặc định là người tạo tour. Người dùng có thể chọn nhân viên khác.
TK Tùy chọn Có thể không chọn.
Chi nhánh Tùy chọn Mặc định là chi nhánh của người tạo. Người dùng có thể chọn chi nhánh khác.

b. Thông tin người đặt tour

Trường thông tin Mô tả
Tìm khách hàng Có thể search nhanh bằng cách tìm tên hoặc số điện thoại nếu khách đã có trong kho data hoặc click button để mở popup để tạo khách hàng
Đại lý TA Chọn đại lý TA của khách
Nhân viên điều hành Gắn nhân viên điều hành để cùng nhìn thấy đơn hàng
Ghi chú Ghi chú đơn hàng
File Gắn file hồ sơ khách hàng

c. Phần thu

Trường thông tin Mô tả
Nội dung Đầu mục thu
Đơn giá Đơn giá của đầu mục thu
Tỷ giá Mặc định 1 -VND
Số lượng Số lượng
VAT VAt của đầu mục thu
Chức năng Xóa và thêm đầu mục thu

d. Phần chi

Trường thông tin Mô tả
Dịch vụ sales Chỉ mang tính chất dự kiến và không tính doanh thu/ chi phí đơn (Có thể coppy dự trù từ tour khác)
Dịch vụ điều hành Dịch vụ chính để tính doanh thu/ chi phí đơn hàng (Có thể coppy dự trù từ tour khác hoặc coppy từ dịch vụ sales)

B1: Click dấu + vàng

B2: Chọn NCC

B3: Chọn dịch vụ con

Tổng chi dự kiến = (Số lượng * số lượt * tỷ giá * Giá NET + phụ thu) * ( 1 + VAT/100)

Các bước chọn NCC cho dịch vụ sales và điều hành

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó

4. Sửa Tour

B1: Click vào 1 tour cần sửa

B2: Click [Sửa tour]

B3: Nhập các thông tin cần sửa

B4: Click [Lưu]

5. Xóa Tour

B1: Click vào 1 tour cần xóa

B2: Click [Xóa tour]

B3: Click [Thực hiện]

6. Export

B1: Người dùng có thể không lọc hoặc lọc theo các bộ lọc trên hệ thống (Như lọc theo ngày KH, Ngày kết thúc, ...)

B2: Click [Export]

Sau khi export hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel đúng như các tour hệ thống hiển thị ở list danh sách)

7. Hiển thị dạng xem

Có thể xem theo dạng list khi click hoặc dạng calendar khi click

8. List danh sách

Trường thông tin Mô tả
Mã hệ thống Gen ra từ hệ thống ở cài đặt chung
Mã tour Fill theo mã tour đã nhập form tạo tour hoặc bỏ trống sẽ lấy mã hệ thống
Lịch trình Fill theo lịch trình tour đã nhập form tạo tour
Lịch khởi hành Fill theo ngày khởi hàng và ngày kết thúc tour đã nhập trong form tạo mới
Khách hàng Fill theo thông tin khách đã nhập trong form tạo tour
Tổng thu Lấy tổng thu dự kiến form tạo tour
Thực thu Tổng tiền phiếu thu được duyệt
Còn thiếu Tổng thu - Thực thu
Tổng chi Lấy theo tổng chi dự kiến form tạo mới
Đã chi Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Còn thiếu Tổng chỉ - Thực chi
Lợi nhuận Tổng thu - Tổng chi
Trạng thái Bắt theo TT tour form tạo mới
Người tạo Fill theo người tạo form tạo mới
NV điều hành Fill theo NV điều hành form tạo mới
Chốt hoa hồng Bắt theo trạng thái chốt hoa hồng

9. Chức năng

Chức năng Xuất phiếu thu

B1: Click [Xuất phiếu thu]

B2: Nhập đầy đủ thông tin cần thiết

B3: Click [Lưu]

Sau khi click hệ thông sẽ hiển thị màn dưới

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu thu Bắt theo tên tour, người dùng có thể đổi tên phiếu này.
Mã phiếu thu Bắt theo cấu hình "Mã tour_No.1".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người đóng tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin khách hàng đặt tour.
Tổng tiền = (Số lượng NL * giá NL + phụ thu - giảm giá) + (Số lượng trẻ em * giá trẻ em + phụ thu - giảm giá) + (Số lượng trẻ nhỏ * giá trẻ nhỏ + phụ thu - giảm giá).
Đã thu = Tổng tiền phiếu thu được duyệt.
Số tiền thu Người dùng nhập số tiền cần thu của khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã thu - Số tiền thu.

Chức năng xuất phiếu chi

B1: Chọn 1 tour cần xuất phiếu chi

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Xuất phiếu chi]

Sau khi click [Xuất phiếu chi] hệ thống sẽ di chuyển đến màn hình:

Trường thông tin Mô tả
Tên phiếu chi Fill từ tên tour, người dùng có thể sửa.
Mã phiếu chi Fill theo "Mã tour_giờ, phút, giây_No.1, ...".
Ngày thanh toán Bắt theo ngày tạo phiếu, người dùng có thể chọn ngày thanh toán.
Phương thức thanh toán Bắt buộc chọn.
Loại phiếu thu Bắt buộc chọn.
Nhân viên duyệt Bắt buộc chọn.
Người theo dõi Không bắt buộc.
Thông tin người nhận tiền Hệ thống sẽ fill từ thông tin NCC.
Tổng tiền = Tổng chi của NCC.
Đã chi = Tổng tiền phiếu chi được duyệt.
Số tiền chi Người dùng nhập số tiền cần chi cho khách.
Số tiền còn lại = Tổng tiền - Đã chi - Số tiền chi.

Chức năng xem phiếu điều hành dịch vụ

B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Phiếu điều hành dịch vụ]

Sau khi click [Phiếu điều hành dịch vụ] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel điều hành dịch vụ

Chức năng Bàn giao hướng dẫn viên

B1: Chọn 1 tour xem phiếu điều hành dịch vụ

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Bàn giao hướng dẫn viên]

Sau khi click [Bàn giao hướng dẫn viên] hệ thống sẽ tải xuống 1 file word bàn giao hướng dẫn viên

Chức năng Chiết tính tour

B1: Chọn 1 tour xem chiết tính tour

B2: Click [Chức năng]

B3: Click [Chiết tính tour]

Sau khi click [Chiết tính tour] hệ thống sẽ tải xuống 1 file excel chiết tính tour

Các nút chức năng màn xem chi tiết đơn hàng

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu đề nghị thanh toán gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

10. Chốt quyết toán

B1: Click vào 1 tour cần chốt quyết toán

B2: Click [Chốt quyết toán]

Sau khi chốt quyết toán thì tour sẽ không được phép sửa xóa.

Quản lý đơn hàng

Quản lý Landtour

LandTour/Combo: là loại hình sản phẩm bán Land riêng lẻ hoặc cung cấp 1 combo sản phẩm ( Ví dụ : Land + Vé, Phòng + vé.v.v) tới 1 nhóm khách hàng lẻ. Đối với các sản phẩm này thì doanh nghiệp nên quản lý tại mục LandTour/Combo

Truy cập: Menu → Đơn hàng → LandTour/Combo

1. Thêm mới Landtour

Ấn “Tạo Tour” để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

1.1. Thông tin tour:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã tour Hệ thống tự động tạo Mã theo cấu trúc được đặt sẵn của doanh nghiệp
Lịch trình Điền thông tin lịch trình của Combo đó (không giới hạn kí tự). Ví dụ : Combo Nha Trang 3N2Đ - TourkitVietNam
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày đặt Tour Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt
Ngày thanh toán Là Ngày dự kiến khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng
Ngày đi - Ngày về Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ.
Tour Guide Lựa chọn Hướng Dẫn Viên đi tour
1.2. Thông tin Khách Hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Thông tin khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau:

2. Quản lý danh sách Tour

2.1. Thông số thống kê đầu trang
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng số tour Tổng số Đơn hàng tạo trên hệ thống
Sắp chạy Tổng số Đơn hàng đang ở trạng thái Sắp chạy
Đang chạy Tổng số Đơn hàng đang ở trạng thái Đang chạy
Hoàn thành Tổng số Đơn hàng đang ở trạng thái Hoàn thành
Huỷ Tổng số Đơn hàng đang ở trạng thái Huỷ
2.2. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn hàng, Tên tour, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày khởi hành Lọc toàn bộ các Tour có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn
Ngày kết thúc Lọc toàn bộ các Tour có ngày kết thúc theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo Lọc đơn hàng theo thời gian tạo đơn
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Loại hình Lọc theo loại hình tour. VD: Nội địa. Inbound, Outbound,...
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.3. Export đơn hàng

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.4. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Tour
2 Xem đơn hàng dạng list
3. Sửa/ Xoá Landtour

Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống -> hiển thị popup xem chi tiết đơn hàng: Bước 2: Click nút Sửa để thực hiện sửa đơn hàng ( hoặc Xoá để thực hiện xoá đơn hàng)

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết đơn hàng

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu đề nghị thanh toán gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

Quản lý đơn hàng

Quản lý Dịch vụ lẻ

Dịch vụ lẻ: là loại hình sản phẩm giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ thông tin đơn hàng không phải tour, booking

Truy cập: Menu → Quản lý Tour → Dịch vụ lẻ

1. Thêm mới

Ấn “Tạo Tour” để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

1.1. Thông tin tour:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã hệ thống Hệ thống tự động tạo Mã theo cấu trúc được đặt sẵn của doanh nghiệp
Mã tour Khi khách sạn trả mã code có thể cập nhật mã code phòng cho đơn hàng tại ô nhập “Mã code”
Mã giữ chỗ Hệ thống tự random mã giữ chỗ cho khách
Tình trạng Chọn trạng thái đơn hàng
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày đặt Tour Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt
Ngày thanh toán Là Ngày dự kiến khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng
Ngày đi - Ngày về Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ.
Tên tour Là tên đơn hàng
Gói DV Chọn gói dịch vụ
Tour Guide Lựa chọn Hướng Dẫn Viên đi tour
1.2. Thông tin Khách Hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau

2. Quản lý danh sách Tour

2.1. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn hàng, Tên tour, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày khởi hành Lọc toàn bộ các Tour có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn
Ngày kết thúc Lọc toàn bộ các Tour có ngày kết thúc theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó. Ví dụ muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nào
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Loại hình Lọc theo loại hình tour. VD: Nội địa. Inbound, Outbound,...
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.2. Export đơn hàng

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.3. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Tour
2 Xem đơn hàng dạng list
3. Sửa/ Xoá

Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết Dịch vụ lẻ

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ - Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn - Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

Quản lý đơn hàng

Quản lý Booking phòng

Booking phòng : là loại hình sản phẩm bán các dịch vụ lẻ ( Phòng) cho khách hàng lẻ. Đối với các sản phẩm này thì doanh nghiệp nên quản lý tại mục Booking phòng

Truy cập: Menu → Quản lý Booking → Booking Phòng

Truy cập: Menu → Đơn hàng → LandTour/Combo

1. Thêm mới

Ấn Tạo mới để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

- Lưu ý: Các trường đánh (*) là các trường bắt buộc

1.1. Thông tin Booking:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã hệ thống - Nếu không nhập dữ liệu -> Hệ thống tự tạo mã
- Nếu nhập Mã hệ thống -> Hệ thống lưu giá trị nhập
Mã tour Khi khách sạn trả mã code có thể cập nhật mã code phòng cho booking tại ô nhập Mã Tour
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày đặt Tour Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt
Ngày thanh toán Là Ngày dự kiến khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng
Ngày đi - Ngày về Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ.
Tour Guide Lựa chọn Hướng Dẫn Viên đi tour
1.2. Thông tin Khách hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Thômg tin khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
Chọn “ Người duyệt” Đối với Booking cần người duyệt booking -> Chọn người duyệt Booking
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ :
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau

2. Quản lý danh sách Booking

2.1. Thông số thống kê đầu trang

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng đơn hàng Tổng số Booking tạo trên hệ thống
Quỹ ôm Tổng số Booking đang ở trạng thái Quỹ ôm
Đang booking Tổng số Booking đang ở trạng thái Đang Booking
Đặt phòng Tổng số Booking đang ở trạng thái Đặt phòng
Hoàn thành Tổng số Booking đang ở trạng thái Hoàn thành
2.2. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn Booking, Tên Booking, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày khởi hành Lọc toàn bộ các Tour có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn
Ngày kết thúc Lọc toàn bộ các Tour có ngày kết thúc theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo phiếu Lọc đơn hàng theo thời gian tạo đơn
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Loại hình Lọc theo loại hình tour. VD: Nội địa. Inbound, Outbound,...
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.3. Export Booking

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.4. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Booking
2 Xem đơn hàng dạng list
3. Sửa/ Xoá

Để Sửa/ Xoá các trường thông tin của Booking, thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống -> hiển thị popup xem chi tiết đơn hàng: Bước 2: Click nút Sửa để thực hiện sửa Booking (hoặc Xoá để thực hiện xoá Booking)

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết Booking

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ - Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn - Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

Quản lý đơn hàng

Quản lý Visa

Visa: là loại hình sản phẩm bán visa tới khách hàng

Truy cập: Menu → Visa

1. Thêm mới

Ấn “Tạo Tour” để mở bảng tạo thông tin 1 Tour mới:

Các trường thông tin nhập như sau :

1.1. Thông tin tour:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã yêu cầu Hệ thống tự động tạo Mã theo cấu trúc được đặt sẵn của doanh nghiệp
Số hộ chiếu Điền thông tin số hộ chiếu của khách hàng. Nên là người trưởng đoàn hoặc người đầu mối liên hệ
Mã giữ chỗ Hệ thống tự random mã giữ chỗ cho khách
Tình trạng Chọn trạng thái đơn hàng
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày trả kết quả Là ngày trả kết quả cho khách hàng có thể chọn theo hệ thống hoặc điền tự do
Ngày dán Là ngày dán Visa
Ngày nộp - Ngày trả Là ngày Khách nộp hồ sơ và trả kết quả cho khách
Tên đơn Tên đơn hàng mà khách hàng đặt
Gói DV Chọn gói dịch vụ
1.2. Thông tin Khách Hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Điều hành dịch vụ:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Dịch vụ Sales (Dự trù tour) Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Sale chỉ mang tính chất dự kiến và không được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
Dịch vụ điều hành Các dịch vụ được lựa chọn trong Tab Dịch vụ Điều hành là các dịch vụ chính thức được tính vào Doanh thu/Chi phí của Đơn hàng
1.3,1. Các bước chọn dịch vụ:

Bước 1: Click chuột vào để mở ra bảng lựa chọn dịch vụ sử dụng cho Tour đó. Sau khi click vào sẽ hiển thị ra một Bảng lựa chọn dịch vụ:

Bước 2: Chọn một trong các loại hình Nhà cung cấp để hiển thị ra danh sách các nhà cung cấp dịch vụ chi tiết

Bước 3: Click vào từng dịch vụ con để lựa chọn kéo thả vào bảng Dịch vụ. Nền dịch vụ được chọn sẽ hiển thị nền màu xanh

Bước 4: Click để thêm dịch vụ

1.3.2. Thêm nhanh nhà cung cấp + Dịch vụ tại màn chọn dịch vụ
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo nhanh Nhà cung cấp Click vào nút Tạo nhà cung cấp để tạo nhanh 1 nhà cung cấp chưa có trong Danh sách nhà cung cấp của Doanh nghiệp
Thêm nhanh Dịch vụ của Nhà cung cấp đang chọn Khi chọn nhà cung cấp dịch vụ bị thiếu có thể ấn vào dấu cộng để thêm nhanh dịch vụ chi tiết của Nhà cung cấp đó
1.4. Điều khoản và lưu ý:

Với từng đơn hàng sẽ có các điều khoản và lưu ý khác nhau cho khách hàng. Chính vì vậy khi tạo đơn thuế cần các Điều khoản và Lưu ý thông báo tới cho khách hàng ngay trên phiếu SmartLink Báo giá thì Sales + Điều hành dịch vụ có thể thêm nhanh tại ô Điều khoản và lưu ngay bên dưới phần thông tin khách hàng.

Click chuột vào tab Điều khoản & Lưu ý -> Click vào để mở ra bảng điền thông tin: => Khi điền đầy đủ thông tin ở bảng này nội dung sẽ show ra bảng SmartLink Xác nhận dịch vụ gửi cho khách như sau

1.5. Check list hồ sơ khách hàng:

Cần phải check list được danh sách hồ sơ của khách đã đủ hay chưa. Chính vì vậy khi tạo đơn visa cần phải check list lại và thêm hồ sơ của khách vào đơn hàng để lưu trữ và kiểm soát.

Click chuột vào tab CheckList -> Click vào để mở ra bảng checklist thông tin: Đối với những tài liệu, hồ sơ mà khách cung cấp -> Hãy tích vào ô tương ứng và lựa chọn trạng thái của hồ sơ đó. Nếu có file đính kèm thì hãy đính kèm file tài liệu lên tại nút cạnh tên tài liệu

2. Quản lý danh sách Visa

2.1. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn hàng, Tên tour, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày nộp Lọc toàn bộ các Tour có nộp theo lựa chọn mong muốn
Tình trạng Lọc theo trạng thái Tour : Sắp chạy, Đang chạy, Chưa quyết toán, Đã quyết toán Hoàn thành, Hủy, Huỷ không đi
Ngày tạo phiếu Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó. Ví dụ muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nào
CTV Điền tên Cộng tác viên (CTV) để tìm kiếm Cộng tác viên (CTV là người được gắn vào data Khách hàng)
Trạng thái hoa hồng Lọc theo các đơn hàng đã được “ Chốt hoa hồng” cho Sales
Người tạo Lọc theo Người tạo ra đơn hàng đó.
Ví dụ: muốn xem Nhân viên Nguyễn Văn A tạo ra những đơn hàng nà
Chi nhánh Lựa chọn đơn hàng theo Chi nhánh , khu vực làm việc. Ví dụ : Muốn xem các đơn hàng cho chi nhánh Hà Nội tạo ra
Nhóm Lọc đơn hàng theo nhóm
Trạng thái hoá đơn Lọc các đơn hàng đã được note Xuất hóa đơn
Ngày thanh toán Lọc các đơn hàng theo thông tin “ ngày thanh toán” mong muốn
TT thanh toán Lọc các đơn theo trạng thái thanh toán: Còn nợ, Đã thu hết, Còn phải chi, Đã chi hết
Chọn phòng ban Lọc các đơn theo phòng ban đã setup trên hệ thống
NCC Lọc theo nhà cung cấp trong đơn hàng
NVĐH/ Duyệt Lọc đơn hàng theo tên NVĐH/ Duyệt được gắn vào đơn
Nguồn khách hàng Lọc đơn hàng có khách hàng thuộc Nguồn khách hàng chọn
2.2. Export đơn hàng

Click vào nút để tải xuống File Excel toàn bộ thông tin đơn hàng bạn mong muốn. Nút export có thể kết hợp cùng bộ lọc theo bạn mong muốn lựa chọn ở trên

2.3. Hiển thị dạng xem
STT Hình ảnh minh hoạ Mô tả
1 - Xem dạng Calendar lịch khởi hành
- Với dạng xem Calendar bạn có thể xem được lịch khởi hành của Tour/Tuyến được sắp xếp theo từng ngày và xem tổng quan trong 1 tháng:
+ Click vào icon để xem lịch của các tháng trước hoặc tháng tiếp theo
+ Click vào tên để xem chi tiết Tour
2 Xem đơn hàng dạng list
3. Sửa/ Xoá

Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết Visa

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác nhận dịch vụ Phiếu xác nhận dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để ký xác nhận các Dịch vụ trong tour, có 2 ngôn ngữ chọn:
+ Tiếng Anh
+ Tiếng Việt
Hợp đồng dịch vụ - Hợp đồng dịch vụ sẽ được gửi cho Khách hàng để xác nhận lại các điều khoản trong tour khách đặt
Yêu cầu hoá đơn - Yêu cầu hoá đơn tạo sẽ được ghi nhận ở mục Hoá đơn kế toán và chờ Kế toán duyệt
- Khi xuất yêu cầu hoá đơn -> nút sẽ chuyển sang màu xanh
Tạo phiếu Đề nghị thanh toán (ĐNTT) Tạo phiếu ĐNTT gửi cho Khách hàng
Gửi email đơn hàng Gửi email thông tin đơn hàng cho Khách Hàng
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )
Export phiếu điều hành dịch vụ Export File excel phần chi các dịch vụ của đơn hàng
Export Chiết tính tour
Xuất phiếu chi Xuất phiếu mà đơn vị chi cho đơn hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu chi (trong module Kế toán)
Xuất phiếu thu Xuất phiếu thu của khách hàng
-> các phiếu được tạo sẽ được gắn mã tour vào phiếu và sẽ hiển thị ở Phiếu thu (trong module Kế toán)
Gửi email NCC Gửi thông tin dịch vụ đặt (phần chi) cho đơn vị NCC

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

Quản lý đơn hàng

Làm bảng tính giá

Truy cập: Menu → Báo giá → Tính giá tour

1. Tạo báo giá
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Mã tour Người dùng nhập mã tour của khách hoặc hệ thống tự gen theo mã cấu trúc đã cài đặt trong cấu hình
Mã báo giá Người dùng nhập mã báo giá
Lịch trình Khách hàng bắt buộc nhập lịch trình của land
Nhóm/ Thị trường Lựa chọn thị trường đã được cài đặt sẵn để phân loại, thống kê
Ngày đặt Tour Là ngày khách đặt tour để theo dõi thời gian đặt
Ngày thanh toán Là Ngày dự kiến khách sẽ thanh toán cho đơn hàng để nắm được lịch dự kiến của khách hàng
Ngày đi - Ngày về Là ngày Khách bắt đầu di chuyển và kết thúc dịch vụ.
1.2. Thông tin Khách hàng:
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Thông tin khách hàng - Đối với Khách hàng đã có trong kho Data: Gõ tên hoặc Số điện thoại của khách để hệ thống tự đề xuất thông tin có sẵn.
- Đối với Khách hàng mới chưa có trong kho Data khách hàng : Ấn vào nút để mở lên Popup “ Tạo mới khách hàng”. Lúc này data khách mới sẽ được tự động lưu vào Kho Data khách hàng để sử dụng cho sau này
Nhân viên điều hành Đối với các đơn hàng cần 1 Nhân viên Điều hành dịch vụ kết hợp cùng Sales xử lý thì chọn vào ô Nhân viên điều hành để gán phiếu cho nhân viên được chọn cùng nhìn thấy đơn hàng
File “ Chọn tệp” Hệ thống cho đính kèm nhiều hồ sơ, file thông tin khách hàng cùng 1 lúc để lưu trữ thông tin khách hàng
1.3. Số lượng khách :
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Số lượng khách người lớn từ -> đến Nhập số lượng khách để hệ thống có thể tính tổng tiền tùy theo số lượng người lớn
Trẻ em Nhập số lượng khách trẻ em
Trẻ nhỏ Nhập số lượng khách trẻ nhỏ
1.4. Chi phí chung, Phí khách sạn, Chi phí riêng :

Nhập từng đầu giá để tính được số tiền trên 1 khách

2. Quản lý danh sách

2.1. Thông số thống kê đầu trang

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng số báo giá Tổng số Báo giá
2.2. Bộ lọc thông tin màn quản lý danh sách Báo giá
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm Gõ: Mã đơn Booking, Tên Booking, SĐT khách hàng,...-> Enter thì hệ thống sẽ tìm theo kết quả mong muốn
Ngày khởi hành Lọc toàn bộ các Báo giá có ngày khởi hành theo lựa chọn mong muốn
Ngày tạo Lọc toàn bộ các báo giá có ngày tạo theo lựa chọn mong muốn
Chi nhánh Lọc theo chi nhánh
Số lượng Xem theo số lượng
3. Sửa/ Xoá

Để sửa/ Xoá các trường thông tin của đơn hàng, thực hiện theo các bước sau:

Lưu ý:

Bước 3: Sau khi thực hiện sửa xong đơn hàng -> Click Cập nhật để lưu lại chỉnh sửa:

4. Các nút chức năng màn xem chi tiết

Màn xem chi tiết đơn hàng: Tại màn list đơn hàng Click vào tên Mã hệ thống :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Xác Link báo giá Hệ thống cho phép người dùng xem link báo giá
Tạo phiếu đề nghị TT Hệ thống cho phép người dùng tạo đề nghị TT
Tạo lịch nhắc - Tạo lịch nhắc hẹn VD: Nhắc hẹn đến hạn thanh toán,...
- Khi đến thời gian nhắc lịch đã set -> Hệ thống sẽ thông báo về mail người tạo/ phụ trách lịch nhắc này (điều kiện: tài khoản phải bật thông báo nhận email )

Các chức năng trên có thể thực hiện thao tác nhanh khi click ở màn list đơn hàng:

Quản lý đơn hàng

Quản lý Lịch điều xe

Quản lý đơn hàng

Quản lý Lịch điều Tourguide

I. Tourguide

Cách 1:Truy cập Quản lý Tour Guide -> Hướng dẫn viên

Cách 2: Truy cập NCC -> Tourguide

-> Màn hình quản lý danh sách hướng dẫn viên hiển thị:

1.Tạo hướng dẫn viên
1.1. Thông tin cá nhân

Lưu ý: các trường gắn (*) là các trường bắt buộc điền không được để trống

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên HDV Họ và Tên hướng dẫn viên
Mã HDV - Hệ thống tự đề xuất mã (có thể chỉnh sửa theo mã Hướng dẫn viên mong muốn)
Số điện thoại điền số điện thoại của Hướng dẫn viên
Ảnh đại diện - Tải ảnh của hướng dẫn viên
- Ảnh hợp lệ phải các định dạng ảnh sau: JPEG, JPG, PNG
Chọn tệp - Tải tệp liên quan của Hướng dẫn viên lên
Tệp tải lên thuộc các định dạng File: .txt, .pdf, .xls,...
1.2.Thông tin thẻ dẫn/ Thông tin hộ chiếu Visa/ Chi phí đi tour của Hướng dẫn viên

1.2.1.Thông tin thẻ dẫn

Click vào 1 Hướng dẫn viên -> Tại mục: Thông tin thẻ dẫn -> Click -> popup Thêm thẻ dẫn hiển thị:

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Họ và tên Họ và tên Hướng dẫn viên đã tạo trước đó (có thể chỉnh sửa)
Số thẻ Điền số thẻ của Hướng dẫn viên
Loại thẻ Chọn loại thẻ của Hướng dẫn viên
Nơi cấp thẻ Chọn Quốc gia cấp thẻ cho Hướng dẫn viên
Ngày hết hạn Chọn ngày hết hạn thẻ trong calendar
Năm kinh nghiệm Điền số năm kinh nghiệm của Hướng dẫn viên
Ảnh đại diện - Tải ảnh của hướng dẫn viên
- Ảnh hợp lệ phải các định dạng ảnh sau: JPEG, JPG, PNG
1.2.2.Thông tin hộ chiếu Visa

Click vào 1 Hướng dẫn viên -> Tại mục: Thông tin Hộ chiếu Visa -> Click -> popup Thêm hộ chiếu/ Visa hiển thị:

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Ảnh hộ chiếu - Tải ảnh của hướng dẫn viên
- Ảnh hợp lệ phải các định dạng ảnh sau: JPEG, JPG, PNG
Họ và tên Họ và tên Hướng dẫn viên đã tạo trước đó (có thể chỉnh sửa)
Số hộ chiếu/ Visa Điền số hộ chiếu/Visa hợp lệ của Hướng dẫn viên
Tỉnh Chọn tỉnh thành
Quốc gia Chọn Quốc gia Hướng dẫn viên làm Visa
Ngày cấp Chọn ngày cấp Visa
Ngày hết hạn Chọn ngày hết hạn Visa
1.2.3.Chi phí đi tour của Hướng dẫn viên

-> Điều hành Coppy link gửi HDV tự điền thông tin cá nhân, hồ sơ bản thân -> HDV click

-> Sau khi HDV đăng ký xong -> thông tin trong link đăng ký sẽ hiển thị ở tab Chờ duyệt

-> khi kiểm tra các thông tin của HDV đăng ký -> Điều hành có thể chuyển trạng thái của hồ sơ sang Hoạt động/ Dừng hoạt động:

4. Quản lý danh sách màn HDV
4.1. Bộ lọc HDV

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tìm kiếm theo tên HDV Nhập tên HDV mong muốn tìm kiếm
Chọn người tạo Lọc theo tài khoản tạo HDV
Chọn ngôn ngữ Lọc các HDV có ngôn ngữ đăng ký trong hồ sơ
Chọn tỉnh thành Lọc các HDV có tỉnh thành đăng ký trong hồ sơ
Ngày đặt - Chọn ngày đặt của HDV trong tour:
Thị trường Lọc các HDV có thị trường đã đăng ký trong hồ sơ
4.2. Line thống kê

5. Xoá HDV

II. Lịch điều Tourguide

-> Click vào mã tour -> Hiển thị màn view chi tiết tour

III. Báo cáo
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng số HDV hoạt động Tổng số HDV có trạng thái đang hoạt động
Hướng dẫn viên mới trong tháng Hướng dẫn viên tạo trong tháng (không tính các tài khoản tạo trong tháng ở trạng thái Chờ duyệt/ Không hoạt động
Hướng dẫn viên đi lần đầu Hướng dẫn viên có số lần đi tour <=1
Hướng dẫn viên đi nhiều lần Hướng dẫn viên có số lần đi tour >1

Quản lý phiếu kế toán

Quản lý phiếu kế toán

Quản lý phiếu thu

Phiếu thu : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu thu phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động thu từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.

Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu thu

1. Tạo phiếu thu
Cách tạo phiếu Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo phiếu thu lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) - Là các phiếu thu không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng .
- Ví dụ : Bổ sung vốn, Vốn vay ngân hàng, Góp vốn kinh doanh.v.v.v.v
Tạo phiếu thu từ Đơn hàng/Booking/ Visa/ Lịch điều xe Là các phiếu thu được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng. Gắn liền với hoạt động bán hàng.
1.1. Tạo phiếu thu lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu thu)
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu thu Điền tên phiếu thu theo tính chất của phiếu thu
VD : Thu tiền cọc khách Nguyễn Văn A
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng
VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v
Mã phiếu Thu Mã tự động ( Có thể sửa)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Thông tin người đóng tiền:
- Lý do		 Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là thu tiền khoản gì
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Đã thu Đối với Phiếu thu lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Số tiền thu* Điền số tiền thu vào
Đính kèm File Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu thu để đính kèm
VD : Hình ảnh chuyển tiền của khách

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

1.2. Tạo phiếu thu từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)

Click vào icon để mở Popup tạo phiếu thu. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu thu như sau :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu thu Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa)
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng
VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v
Mã phiếu Thu Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Tổng tiền sẽ tự bắt theo tổng thu của đơn hàng
Đã thu là số tiền đã thu (phiếu đã được duyệt) giá trị không thể sửa
Số tiền thu* Nhập số tiền thu lần 1,2,3,...
Đính kèm File Chọn tệp

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

2. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu thu

Click vào Mã phiếu thu “ màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh:

Icon hình ảnh Mô tả
Sửa Click vào để sửa phiếu thu
Xoá Click vào để xóa phiếu thu
Khoá phiếu khoá phiếu thu -> phiếu sẽ không sửa được nữa
Xem phiếu thu Để in nhanh Phiếu thu
Quản lý phiếu kế toán

Quản lý phiếu chi

Phiếu chi : là nơi tổng hợp toàn bộ các phiếu chi phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp hàng ngày. Giúp cho kế toán có thể kiểm soát tổng quan toàn bộ các hoạt động chi từ đơn hàng, hoạt động kinh doanh của Team Kinh doanh.

Truy cập: Menu → Kế toán → Phiếu chi

1. Tạo phiếu chi
Cách tạo phiếu Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tạo phiếu chi lẻ ( tạo ngay tại màn Phiếu thu) - các phiếu chi không liên quan tới đơn hàng. Thu tiền từ các nguồn lẻ, nguồn không liên quan tới hoạt động bán hàng .
Tạo phiếu thu từ Đơn hàng/Booking/ Visa/ Lịch điều xe Là các phiếu chi được tạo ra ngay từ các Booking/Đơn hàng, gắn liền với hoạt động bán hàng.
1.1. Tạo phiếu chi lẻ (tạo ngay tại màn Phiếu chi)
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu chi ĐĐiền tên phiếu chi theo tính chất của phiếu chi
VD : chi tiền cọc khách Nguyễn Văn A
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu chi Chọn loại phiếu chi tương ứng
VD : chi NCC, Chi văn phòng.v.v.v
Mã phiếu chi Mã tự động ( Có thể sửa)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán chi cho NCC
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu chi đó. chi thuờng là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Thông tin người nhận:
- Lý do		 Điền lý do để kế toán và người duyệt dễ đọc dễ hiểu là chi tiền khoản gì
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Đối với Phiếu chi lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Đã chi Đối với Phiếu chi lẻ ( Ko từ đơn hàng) thì ko cần điền
Số tiền chi* Điền số tiền chi vào
Đính kèm File Chọn tệp thông tin liên quan tới phiếu chi để đính kèm

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

1.2. Tạo phiếu chi từ đơn hàng (tạo ngay tại màn đơn hàng)

Click vào icon để mở Popup tạo phiếu thu. Lúc này hệ thống sẽ mở lên 1 bảng thông tin tạo phiếu thu như sau :

Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tên phiếu thu Tự động bắt theo mã tour (Có thể sửa)
Ngày thanh toán Chọn ngày khách sẽ thanh toán. ( Có thể là chính ngày tạo phiếu hoặc 1 ngày trong tương lai)
Loại phiếu thu Chọn loại phiếu thu tương ứng
VD : Thu tiền đặt cọc, thu tiền hoàn ứng.v.v.v
Mã phiếu Thu Tự động bắt theo mã Tour + No1 (Số lần tạo phiếu thu liên quan)
Phương thức thanh toán Chọn phương thức thanh toán mà khách chuyển tiền vào
Nhân viên duyệt Chọn thành viên sẽ duyệt phiếu thu đó. Thường Là kế toán hoặc Quản lý ( Có setup cấu hình tự động)
Người theo dõi Chọn tài khoản theo dõi phiếu
Trường thông tin Hình ảnh minh hoạ Mô tả
Tổng tiền Tổng tiền sẽ tự bắt theo tổng thu của đơn hàng
Đã thu là số tiền đã thu (phiếu đã được duyệt) giá trị không thể sửa
Số tiền thu* Nhập số tiền thu lần 1,2,3,...
Đính kèm File Chọn tệp

Sau khi điền đủ các thông tin -> Click để lưu thông tin

2. Chức năng duyệt phiếu thu
2.1. Cấu hình người duyệt
2.2. Cấu hình duyệt tư động

Tại màn cài đặt -> Trường Tự động duyệt:

-> Ấn để hoàn thành

2.3. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại kho Phiếu thu
Nút Hình ảnh Mô tả
Nút duyệt Nếu thông tin phiếu thu là đúng thì ấn vào nút duyệt
Không duyệt Nếu thông tin phiếu thu không đúng thì ấn vào nút K.duyệt
Hoàn duyệt Nếu muốn thay đổi quyết định bạn có thể ấn H.Duyệt để hoàn duyệt và duyệt lại theo quyết định mới
Xác nhận người duyệt Hệ thống sẽ hiển thị tên tài khoản duyệt thành công phiếu thu
2.4. Duyệt phiếu Thu trên danh sách phiếu Thu tại Đơn hàng
3. Sửa/ Xoá/ In nhanh phiếu thu

Click vào Mã phiếu thu “ màu xanh” để hiển thị các trường thông tin Sửa/Xóa/ Xuất phiếu/In nhanh:

Icon hình ảnh Mô tả
Sửa Click vào để sửa phiếu thu
Xoá Click vào để xóa phiếu thu
Khoá phiếu khoá phiếu thu -> phiếu sẽ không sửa được nữa
Xem phiếu thu Để in nhanh Phiếu thu

Phiếu điều hành dịch vụ